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Découvrez les mentions légales

Conditions générales

This contract is personal to the client with whom it is made, and is therefore not in any part or form transferable.

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POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Introduction

Chez The Hotel, nous prenons vos données personnelles très au sérieux. Nous veillons à ce que le traitement de vos informations personnelles s’effectue dans le respect de votre vie privée. C’est la raison pour laquelle nous mettons tout en œuvre pour que le traitement de vos données personnelles ait lieu dans le respect du Règlement général sur la protection des données (« RGPD ») et toute autre législation en vigueur. La présente politique de confidentialité (« la Politique ») s’applique aux données personnelles de nos visiteurs, clients et fournisseurs, ainsi que de toute autre personne figurant dans nos systèmes informatiques (systèmes de réservation), site Web, applications, programmes de fidélité ou équivalents, voire les données personnelles transmises par les agences de voyages, les sites de réservation ou autres.

Qui est le responsable du traitement ?

The Hotel (Elba Leasehold bvba)

Boulevard de Waterloo 38

1000 Brussels

VAT: BE 0889.633.520
+32 (0) 2 504 11 11
book@thehotel.be

Méthode de collecte des données personnelles

Selon la situation, nous collectons des données émanant de vous ou d’autres sources. 

Données envoyées par vous

Si vous nous contactez à propos d’une réservation ou si vous réservez une chambre dans notre hôtel, si vous avez des exigences particulières concernant votre visite ou utilisez un réseau social que nous vous avons communiqué, nous collecterons et traiterons les données que vous nous envoyez. (Il peut notamment s’agir de données personnelles importantes, comme des informations relatives aux allergies). 

Données provenant d’autres sources

Si quelqu’un effectue une réservation pour vous, nous traitons ces données personnelles vous concernant.

Parfois, nous recevons des données personnelles de tiers (dont d’autres sociétés de notre groupe) et avec lesquelles nous travaillons ou qui nous fournissent des produits ou services.

Par ailleurs, dans les limites autorisées par la loi, nous (ou un tiers) pouvons dans certaines circonstances utiliser des outils de suivi (comme des cookies) pour collecter des données vous concernant. Vous trouverez plus d'informations sur l'utilisation des cookies sur notre site Web dans la politique des cookies.

Dans certains cas, nous traitons les données personnelles vous concernant et qui proviennent de sources publiques, comme les médias sociaux. Le cas se présente si vous mettez un avis concernant notre hôtel sur un site Web par exemple.

Lorsque nous traitons vos données personnelles qui proviennent d’autres sources, nous vous en informons conformément au RGPD.

Différentes activités de traitement

Informations relatives aux clients

Type de données personnelles

Coordonnées (par exemple votre nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et adresse), données démographiques (âge, sexe, âge et langue), données sur le séjour (notamment des données personnelles sensibles, dont les informations relatives aux allergies), une copie des détails de votre passeport ou carte d'identité (tels que votre nom et adresse, votre lieu de naissance et votre date de naissance, votre numéro d'identification national, le numéro de votre passeport ou carte d'identité, votre nationalité), informations de paiement (telles que numéro de carte de crédit), informations professionnelles, informations relatives à vos réservations (précédentes) (par exemple, visites passées, date d'arrivée, date de départ), informations (par exemple commentaires sur nos hôtels et services) que vous nous soumettez (notamment en répondant à une enquête de satisfaction client).

Base de traitement légale

Le traitement est basé sur :

Votre consentement(dans les cas où nous vous l’avons demandé et que vous nous l'avez accordé), l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie, ou afin de prendre les mesures précontractuelles à votre demande (par exemple en cas de réservation), une obligation légale (par exemple l'obligation légale pour les fournisseurs d'hébergement d'enregistrer des clients hôteliers)  Nous pouvons également traiter vos données sur base de nos intérêts légitimes. Par exemple, nous avons un intérêt légitime à numérisation des documents d’identité lors de l’enregistrement. Cela nous permet de faciliter le processus de check-in et d’éviter les files d’attente aux guichets d’accueil et les erreurs d’enregistrement des données personnelles. Nous avons également un intérêt légitime à interroger nos clients sur leur séjour afin d’améliorer en permanence nos services. En cas de traitement fondé sur des intérêts légitimes, nous établirons un équilibre entre nos intérêts légitimes et vos droits et intérêts.

Finalité

Fournir les services et les produits que vous avez demandés (par exemple dans le cadre d’une réservation) afin d'évaluer nos services, nous permettre de les améliorer et remplir nos obligations légales (par exemple pour enregistrer les clients de l'hôtel).

Informations relatives aux personnes de contact

Type de données personnelles

Coordonnées telles que le nom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone.

Base de traitement légale

Nous traitons vos données personnelles sur base de notre relation contractuelle ou sur base de nos intérêts légitimes. En cas de traitement fondé sur des intérêts légitimes, nous établirons un équilibre entre nos intérêts légitimes et vos droits et intérêts.

Finalité

Nous traitons les données personnelles en vue de gérer la relation de fournisseur, pour répondre aux diverses questions, pour la facturation et le marketing (le cas échéant) ou pour communiquer de toute autre manière avec votre entreprise et vous.

Réseaux sociaux

Type de données personnelles

Les données personnelles que vous nous transmettez sur les réseaux sociaux (par ex. : nom, adresse e-mail et numéro de téléphone).

Base de traitement légale

Votre autorisation (dans les cas où nous vous l’avons demandée et que vous nous avez accordée) de traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie. Nous pouvons également traiter des données sur base de nos intérêts légitimes. En cas de traitement fondé sur des intérêts légitimes, nous établirons un équilibre entre nos intérêts légitimes et vos droits et intérêts.

Finalité

Vous fournir les services et les produits que vous souhaitez, gérer et commercialiser nos services et produits, et communiquer avec vous.

E-mail :

Type de données personnelles

Nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et toute autre donnée personnelle que vous nous transmettez par e-mail. 

Base de traitement légale

Votre consentement (dans les cas où nous vous l’avons demandé et que vous nous l'avez accordé) de traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie, ou afin de prendre les mesures nécessaires à votre accès au contrat (par exemple en cas de réservation) ou pour des intérêts légitimes.

Finalité

Vous fournir les services et les produits que vous souhaitez, gérer et commercialiser nos services et produits, et communiquer avec vous.

Données personnelles relatives aux enfants

À notre connaissance, nous ne sommes pas en contact ni ne collectons de données personnelles d’enfants de moins de 18 ans sans l’autorisation préalable d’un parent ou tuteur. Si vous pensez que nous avons malencontreusement obtenu de telles données, veuillez nous contacter afin que nous puissions obtenir l’accord parental ou supprimer les données dans les plus brefs délais.

Marketing direct

Type de données personnelles

Nom et adresse e-mail

Base de traitement légale.

L'Hôtel a un intérêt légitime à envoyer des informations marketing à ses clients concernant des produits et services similaires (par exemple, des invitations à des événements, des promotions et des offres spéciales, ...). Si vous ne souhaitez pas recevoir nos communications, vous pouvez exprimer votre préférence au moment où nous recueillons vos informations (par exemple, sur le formulaire que vous remplissez lors de l'enregistrement). Si vous n'êtes pas un invité ou client, nous pouvons utiliser vos données personnelles pour vous envoyer des informations marketing concernant des produits et services similaires (par exemple, des invitations à des événements, des promotions et des offres spéciales, etc.) si vous nous en avez donné votre consentement.

Si vous avez consenti à recevoir des communications liées au marketing, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. De plus, si nous traitons vos données à des fins de marketing, vous avez le droit de vous opposer à tout moment. (voir ci-dessous votre opportunités et droits en relation avec cela). Vous pouvez vous opposer, par exemple, en utilisant les liens de désabonnement de la communication concernée.

Finalité

Afin de vous offrir un service de qualité chaque fois que vous visitez notre hôtel, nous pouvons conserver un profil sur vous, qui peut inclure des informations sur vos séjours précédents (par exemple, à quelle fréquence vous visitez notre hôtel la dernière fois que vous avez visité notre hôtel). ainsi que des informations financières sur vos séjours passés).
Le traitement de vos données personnelles est basé sur notre intérêt légitime à fournir un service client sur mesure.

Nous utilisons vos informations pour vous tenir au courant de nos services, évènements et promortions.

Vidéosurveillance

The Hotel utilise des caméras de surveillance. La vidéosurveillance est considérée comme particulièrement sensible du point de vue de la protection de la vie privée et il est très important que chaque surveillance par caméra se déroule conformément à la législation en vigueur. Les images caméra sont traitées sur base de notre intérêt légitime de protéger et sécuriser notre hôtel et nos clients. Entrer dans un endroit où un pictogramme indique que la surveillance par caméra est en cours est considéré comme un consentement préalable selon la loi belge sur les caméras.

Les images des caméras sont traitées conformément à la législation sur les caméras. The Hotel a indiqué la surveillance par caméra au moyen d’un pictogramme, elle a notifié les caméras à l’autorité compétente et elle a inclus les informations dans un registre spécifique.

Si vous souhaitez plus d'informations, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées ci-dessous.

Profilage

Afin de vous offrir un service de qualité chaque fois que vous visitez notre hôtel, nous pouvons conserver un profil sur vous, qui peut inclure des informations sur vos séjours précédents (par exemple, à quelle fréquence vous visitez notre hôtel la dernière fois que vous avez visité notre hôtel, ainsi que des informations financières sur vos séjours passés).
Le traitement de vos données personnelles est basé sur notre intérêt légitime à fournir un service client sur mesure.

Jobs

Type de données personnelles

Nous recueillons les informations que vous nous fournissez, telles que votre nom, numéro de téléphone, adresse électronique, CV, votre photo (facultatif) et votre motivation. Dans un certain nombre de cas, The Hotel reçoit également des données de tiers, par exemple réseaux sociaux par lesquels vous postulez, par exemple, LinkedIn, les agences de sélection et de recrutement qui, par exemple, effectuent des tests dans le cadre de la candidature, votre ancien employeur, mais ceci seulement si vous nous avez donné votre consentement.

Base de traitement légale

Selon le cas individuel, le traitement de vos données à caractère personnel à des fins de recrutement et de sélection est basé sur:

  • votre consentement, par exemple, afin de contacter votre ancien employeur ou de partager vos données;
  • votre demande de prendre des mesures avant de conclure un contrat, par exemple si vous nous envoyez votre candidature (spontanée); ou
  • sur la base de notre intérêt légitime, y compris l'identification, la sélection et l'évaluation des candidats à un emploi potentiel et le maintien d'une réserve de recrutement.

À la suite de la procédure de recrutement et de sélection, The Hotel conserve vos données dans sa réserve de recrutement pour de futurs postes vacants. Dans la communication dans laquelle nous vous informons de la décision concernant votre offre d'emploi, nous vous offrons la possibilité de vous y opposer.

Finalité

The Hotel recueille et utilise vos données à caractère personnel uniquement à des finalités de recrutement et de sélection.

Différents types de systèmes

Selon les circonstances, nous pouvons être amenés à traiter les données personnelles dans les types de systèmes suivants notamment, voire en relation avec ceux-ci.

Système de gestion des biens, système d’exploitation des biens, système d’inscription du personnel, système de productivité, système téléphonique, système comptable, système de pointage, système de gestion des revenus, système du centre de recettes, système de communication, système des salaires, système relatif aux cartes de crédit, infrastructure TV et IT (Internet, etc.) et système de vidéosurveillance.

Qui sont les destinataires ou catégories de destinataires qui recevront les données personnelles ?

Pour mieux vous servir, nous pourrions être amenés à communiquer/partager vos données personnelles et anonymes à d’autres entreprises (dont les sociétés appartenant au groupe Pandox), dont les fournisseurs, les sous-traitants et les sociétés avec lesquelles nous collaborons. L’utilisation qu’elles feront de ces données est soumise aux restrictions stipulées ici et aux accords exigeant le respect de leur confidentialité. Nos fournisseurs assurent qu’ils prendront les mesures nécessaires pour protéger les données dont ils disposent en notre nom. Toutefois, la sécurité des données ne peut être garantie.

Avec des tiers qui agissent en tant que sous-traitant et qui nous fournissent des services (par ex. : sociétés qui nous assistent dans le cadre des activités de marketing ou de l'IT) avec d’autres sociétés du groupe (par ex. : pour faciliter les réservations), des avocats ou des conseillers du groupe Pandox, avec les autorités compétentes (par exemple dans le contexte de notre obligation d’enregistrer les clients).

Des partenaires de confiance afin qu’ils puissent vous offrir certains services ou vous envoyer des publicités adaptées.

Des sociétés d’analyse peuvent accéder à des données anonymes (comme votre adresse IP ou l’identifiant de votre appareil) afin de nous aider à comprendre l’utilisation de nos services. Dans ce cas, vos données ne seront utilisées que pour notre compte. Elles ne les transmettent en aucun cas hormis sous forme agrégée. Aucune donnée propre à un utilisateur individuel n’est partagée.

Des éventuels acquéreurs ultérieurs de la société : dans le cas où tout ou partie de notre société serait reprise par un tiers, vos informations seront transférées à l'acquéreur.

Des transferts auront-ils lieu vers des pays tiers ?

En règle générale, nous ne transférons aucune donnée personnelle à un pays tiers (c'est-à-dire un pays hors UE / EEE).Toutefois, il est possible que les prestataires de services travaillant pour The Hotel traitent vos données à caractère personnel en dehors de l'EEE. Lorsque cela a lieu, The Hotel s'assure que le prestataire de services conclut un contrat avec The Hotel et qu'il existe des garanties appropriées (par exemple, en concluant les clauses types de protection des données adoptées par la Commission européenne entre les parties traitant des données en dehors de l'EEE – article 46 RGPD – ou qu'un autre instrument juridique adéquat est en place). Si vous avez des questions à ce sujet ou si vous désirez obtenir une copie des documents concernés, vous pouvez adresser à The Hotel une requête datée et signée à l’attention du data protection officer (voir ci-dessus les coordonnées).

Quelle est la durée d’enregistrement des données ? 

Nous n’enregistrerons pas les données plus longtemps que nécessaire, selon la finalité du traitement pertinent. Les données peuvent être conservées plus longtemps en cas de plaintes ou de litiges. Nos responsables veilleront à ce que les mesures visant à la suppression des données personnelles soient respectées. Sachez toutefois que certaines lois exigent la conservation de certaines données pendant une certaine période. (par exemple, nous sommes tenus de conserver les données concernant les clients de l'hôtel pendant une période minimale de 7 ans après leur séjour). Nous conservons des images de caméra en principe pendant un mois.

Quels sont mes droits en tant que personne concernée ?

À The Hotel, nous respectons vos droits.

Vous avez le droit d'accéder à vos données, de faire corriger vos données personnelles, dans certains cas de vous opposer au traitement et de demander à ce que les données personnelles soient effacées, que le traitement de vos données soit limité (marque que le traitement des données personnelles doit être limité à un usage particulier) et que les données vous soient retournées sur un support informatique (portabilité des données).

Veuillez noter toutefois que certaines données personnelles sont nécessaires pour pouvoir remplir nos obligations, telles que les informations de paiement, et ne peuvent donc pas être restreintes ou effacées à cette fin.

Vous avez également le droit de retirer votre consentement lorsque le traitement est basé sur le consentement. Si tel est le cas, cela sera indiqué comme base légale dans les sections correspondantes ci-dessus.

Afin d'exercer vos droits en vertu du RGPD, vous devez envoyer votre demande, y compris une copie d'un document prouvant votre identité à The Hotel (veuillez consulter les coordonnées ci-dessous). Nous ne pouvons pas traiter votre demande sans une preuve de votre identité.

Vous trouverez ci-dessous une description détaillée de vos droits en tant que personne concernée, mais veuillez noter qu'ils existent des exceptions et des conditions pour l'exercice de certains droits.

  1. A.      Le droit d'accès

Vous avez le droit d'accès à vos données personnelles que nous traitons. Si vous souhaitez exercer ce droit, envoyez-nous une demande de la manière décrite ci-dessous.

  1. B.       Droit de correction

En tant que personne concernée, vous avez le droit de demander la correction des données personnelles incorrectes vous concernant. En d’autres termes, vous, en tant que personne concernée, devez fournir les données manquantes, notamment par le biais d’une déclaration supplémentaire. Ces compléments font référence aux données personnelles manquantes et pertinentes pour l’objet du traitement des données.

  1. C.       Droit à l’effacement

Vous pouvez nous contacter pour demander la suppression de vos données personnelles. Les données personnelles doivent être effacées dans les cas suivants :

-         lorsque les données ne sont plus nécessaires à l’objet justifiant leur collecte à l’origine.

-         lorsque le traitement repose sur votre consentement et si vous y avez renoncé (et s’il n’existe aucune autre base légale justifiant le traitement).

-         lorsque le traitement a lieu à des fins de marketing direct et si vous, en tant que personne concernée, vous opposez au traitement des données.

-         Lorsque vous, en tant que personne concernée, vous opposez au traitement qui a lieu sur base de l'intérêt légitime et s’il n’existe aucun motif impérieux pour le traitement.

-         si les données personnelles ont été traitées illégalement.

-         si la suppression est nécessaire afin de respecter une obligation légale.

-         si les données personnelles concernent un enfant et ont été collectées suite à la création d’un profil par l’enfant sur un réseau social.

Nous nous réservons le droit de refuser la suppression dans certains cas, notamment lorsque la loi nous l’impose.

  1. D.      Droit de limiter le traitement

Dans certains cas, vous avez le droit de demander à ce que nous limitions le traitement de vos données personnelles. Une restriction implique que les données soient marquées de manière à ce qu’elles ne puissent ultérieurement être traitées que pour certaines finalités limitées. Le droit de restriction s’applique lorsque vous pensez que les données sont incorrectes et demandent une correction. Dans ces cas, vous pouvez demander une limitation du traitement pendant la période au cours de laquelle nous examinons l'exactitude des données.

  1. E.       Droit à la portabilité des données

Dans certains cas, vous avez le droit de recevoir des données à caractère personnel vous concernant et que vous nous avez communiquées et le droit de les transférer à un autre responsable. Ce droit s’applique au traitement automatisé lorsque le traitement de données à caractère personnel est basé sur un consentement de votre part, ou sur un contrat. Le droit à la portabilité s’applique uniquement aux données que vous avez vous-même fournies.

  1. F.       Droit d’opposition

Vous avez le droit, à tout moment, de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel lorsque le traitement de données à caractère personnel se base sur un intérêt légitime. Dans ce cas, nous ne pouvons plus traiter les données à caractère personnel, sauf si nous pouvons démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les droits et des libertés de la personne concernée, ou que des mesures ont été prises pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Lorsque les données à caractère personnel sont traitées pour le marketing direct, vous, en tant que personne concernée, avez le droit, à tout moment, de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel, y compris le profilage dans la mesure où cela est lié à ce marketing direct. 

Avons-nous demandé votre consentement ? Vous pouvez renoncer à tout moment !

Dans certains cas, nous vous demandons votre consentement afin de vous fournir certains services et de traiter vos données personnelles. Suite à votre consentement, nous ne traiterons vos données personnelles qu'à des fins liées à un tel service, produit ou similaire.
Dans les cas suivants, entre autres, nous pouvons demander votre consentement:
- Activités de marketing;
- En ce qui concerne le traitement des données relatives aux enfants (où nous obtiendrons le consentement d’un parent);
- Si nous traitons des catégories particulières de données personnelles (telles que les allergies).


Lorsque le traitement de vos données personnelles est basé sur le consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Cela n'affecte pas la légalité du traitement effectué sur la base de votre consentement avant son retrait. Si vous souhaitez retirer votre consentement, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées ci-dessous.

Vous avez toujours le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de surveillance belge, l'Autorité de Protection des Données au contact@apd-gba.be ou en vous rendant sur sa page Web.

Vous pouvez contacter le Gegevensbeschermingsautoriteit au +32 (0) 2 274 48 00 ou contact@apd-gba.be ou en vous rendant sur sa page Web https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
Cependant, en cas de questions ou d’objets, nous vous prions de nous contacter au préalable pour nous permettre de résoudre le problème.

Mesures de sécurité

Nous avons mis en œuvre les mesures techniques et organisationnelles adéquates pour garantir un niveau de sécurité adéquat face aux risques liés au traitement (dont les étapes raisonnables pour protéger vos données identifiables face à un accès ou une divulgation non autorisés). Nous chiffrons les transferts des données sur les pages sur lesquelles vous envoyez des données de paiement. Toutefois, aucune méthode de sécurité ou de chiffrement n’offre de réelle garantie quant à la protection des données contre les hackers ou l’erreur humaine. Faites toujours preuve de prudence lorsque vous utilisez l'Internet.

Clauses diverses

Vous ne devez pas obligatoirement nous fournir d’informations ou de données personnelles vous concernant. Toutefois, dans certains cas, nous ne pourrons pas vous fournir nos services ou nos produits si nous ne sommes pas autorisés à traiter vos données personnelles.

Coordonnées

Si vous avez des questions ou des doutes quant à notre politique de protection de la vie privée ou le traitement de vos données personnelles, contactez-nous à l’adresse :

The Hotel (Elba Leasehold BVBA)

Boulevard de Waterloo 38

1000 Brussels

VAT: BE 0889.633.520
+32 (0) 2 504 11 11
book@thehotel.be

Mises à jour de la politique

Cette déclaration de confidentialité a été modifiée en dernier lieu le 22 Janvier 2019. Cette politique peut être actualisée ponctuellement. Nous publierons toujours une version actualisée de la politique sur nos sites Web. Veuillez consulter les sites Web pour obtenir une version à jour.

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2. CONDITIONS GÉNÉRALES

ANIMAUX DE COMPAGNIE

Pour des raisons d’organisation et d’hygiène, la direction de The Hotel est libre d’accepter ou de refuser les animaux dans les chambres. Seuls les chiens de moins de 10 kg sont acceptés à The Hotel, moyennant un supplément de 30 euros par nuit. Les animaux de compagnie ne sont acceptés ni dans le restaurant ni dans le bar.

ARTICLE 1

À l’exception des dispositions écrites spéciales rédigées par une personne autorisée, les présentes conditions générales de vente s’appliquent à toutes les prestations fournies par The Hotel et à tous les contrats qui ont été conclus ou qui vont être exécutés. Les présentes conditions générales sont affichées bien en vue dans les locaux et sont imprimées au dos de tous les documents publiés. Elles sont par conséquent considérées comme étant suffisamment portées à l’attention des clients, des parties contractantes et des tiers.

ARTICLE 2

Les tarifs qui ont été confirmés dans une offre restent valides jusqu’à la date précisée dans cette offre (date de l’option). Les tarifs confirmés ne sont valides que pour les prestations/produits requis et aux dates demandées.

Les tarifs sont susceptibles d’être modifiés une fois la date de l’option dépassée, si aucune date d’option n’est mentionnée, en cas d’augmentation ou de diminution des prestations/produits requis par le client, ou de changement des dates demandées pour les prestations/produits.

ARTICLE 3

The hotel manager shall not be held liable for any damage which may arise following an event which he is unable to foresee (force majeure), in spite of all the necessary precautions, in view of the circumstances and consequences. Nor shall he be held liable for damage caused by mistake, even partial mistake, by the client. Articles 1952 to
1954 quater of the Civil Code apply with regard to safe-keeping.

ARTICLE 4

The client must behave in accordance with accepted standards and the hotel’s house rules in which he is staying. Any serious or repeated violation of the hotel’s house rules entitles The Hotel to put an end at the contract without prior notification. The client and the contracting party are jointly and severally liable towards The Hotel for any damage caused to persons, hotel property, fittings and equipment and those areas to which the general public has access.

ARTICLE 5

Clients agree to inform the hotel of any change in the use of the rented premises and not to invite any person whose behaviour, reputation or respectability may in any way prejudice the hotel’s property or moral reputation, with the latter reserving the right to intervene if
necessary. In the event of non-compliance with this obligation, The Hotel shall be entitled to cancel the event without compensation.

ARTICLE 6

In order to confirm a guest room a security deposit, and a valid government-issue photo ID will be required upon check-in. The security deposit will cover the total accommodation as well as any incidental charges (such as telephone and restaurant costs) that may be incurred during your stay. Major credit cards are acceptable to establish the deposit. Your credit card will be authorized immediately, and the amount will be blocked on your credit card. Alternatively the deposit can also be paid via a debit card or in cash. In case no incidental charges where incurred The Hotel will release the remaining amount of the authorization if the deposit was paid via credit card. In case the security deposit was established with a debit card or cash The Hotel will refund in cash (in € currency).

ARTICLE 7

The client shall only be sent invoices which exceed € 500,00 and then only with written approval beforehand of the hotel. Nonetheless The Hotel reserves the right to demand prior payment of the bill or corresponding bills. All recapitulative bills or invoices are payable in cash without discount. Such bills or invoices rightfully entitle The Hotel to charge interest in arrears of 1% per month, without formal notification until full and final payment thereof. In addition, from the time the first formal notification for late payment is sent out, a lump-sum amount equal to 15% of the bill or the invoice with a minimum of € 150,00 may rights be demanded. Any late payment of a single bill or invoice entitles the hotel or any other of The Hotel establishments to suspend all instructions, all bookings and all services and all sales or delivery, of whatsoever nature.

Payment. All invoices shall be settled by the Client’s customers upon departure, unless otherwise agreed in the attached contract.

ARTICLE 8

In the event of force majeure or unforeseeable event beyond one’s control, (such as and not limited to: acts of God, war, government authority, terrorism, disaster, strikes, civil disorder, curtailment of transportation or transportation facilities or any other emergency or event beyond control) the hotel is discharged from its obligations, without this giving rise to compensation. However, the hotel agrees to inform the other party via all possible mean so to limit all possible damage.

ARTICLE 9

All complaints must be made in writing by registered post within 7 calendar days after the event. Any complaint received after this period will not be taken into consideration.In the case of disputes or legal proceedings only the courts of Brussels shall have jurisdiction and the laws of Belgium shall be applied in all such disputes.

ARTICLE 10:

Please note that the hotel is fully non-smoking. It is thus not allowed to smoke cigerattes, vaping or electronic cigerattes or shisha. In case guests do smoke in the hotel, a fine of €150 for deep cleaning will be charged. Guests are kindly asked not to smoke within 10 meters of The Hotel’s entrance.

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3. CONDITIONS PARTICULIÈRES POUR LES RÉUNIONS, ÉVÉNEMENTS ET GROUPES

ARTICLE 1. CONFIRMATION ET PAIEMENT

Une réservation est réputée définitive seulement après réception de la confirmation de commande détaillée comportant une signature précédée de la mention « BON POUR ACCORD ». The Hotel la confirmera par l’envoi d’un contrat demandant une avance de paiement.

Une réservation est confirmée comme définitive seulement après réception du contrat comportant une signature précédée de la mention « BON POUR ACCORD » et d’un acompte de 45 % (quarante-cinq pour cent) de l’estimation du coût total. En cas de non-réception de l’acompte dans le délai indiqué, la réservation sera annulée. Le paiement des 55 % (cinquante-cinq pour cent) restants sera exigé 30 jours avant la date d’arrivée du groupe.

ARTICLE 2. RÉSERVATION DE CHAMBRES

Rooming list. La rooming list définitive sera soumise par écrit à The Hotel au moins 14 jours avant l’arrivée. Les noms, dates et heures de départ et d’arrivée des participants devront clairement y figurer. En outre, pour toutes les réservations avec rooming list, le Client se porte garant en cas de défaillance ou d’annulation tardive des participants. Réservation individuelle. Si un client du Client doit réserver lui-même sa chambre, toute chambre attribuée non utilisée sera libérée à la date convenue. Cependant, le Client a la possibilité de conserver la chambre non utilisée bien qu’attribuée s’il s’engage à payer toutes les nuits où celle-ci n’aura pas été utilisée. Modifications. À tout moment, le client informera par écrit de toute modification concernant les informations relatives à l’arrivée, p. ex. dates d’arrivée et de départ ou nom d’un participant. Aucun accord oral ne sera valable. Défaillances et départs imprévus. En cas de chambre non occupée, la responsabilité du client est engagée à hauteur du tarif convenu dans le contrat.

ARTICLE 3. NOMBRE DE PERSONNES À FACTURER

Le Client doit informer The Hotel par écrit du nombre exact de participants. Des modifications peuvent être apportées suite à la signature du contrat et jusqu’à 5 jours ouvrables avant la date de l’événement. Quoi qu’il arrive, cette modification ne devrait pas être supérieure à 10 % du nombre initial de participants. En cas d’augmentation du nombre de participants ou de chambres, la facture sera établie en fonction du dernier nombre de participants ou de chambres confirmé. Tout autre frais confirmé sera intégralement facturé. Nous autorisons une marge de 5 % par rapport au dernier nombre de chambres confirmé par nuit. Séminaire résidentiel : Le contrat d’hébergement et le contrat de banquet sont indissociables. Tout changement qui réduirait de plus de 20 % les recettes liées au banquet prévues dans le contrat entraînerait par le fait même l’invalidation des tarifs convenus pour les chambres et l’application des tarifs entreprise internationaux. De son côté, The Hotel garantit la fourniture de 10 % de couverts en plus du nombre prévu dans le nombre définitif de participants pour un groupe inférieur à 100 personnes et de 5 % de couverts supplémentaires pour un groupe supérieur à 100 personnes. Bien entendu, ces couverts supplémentaires seront facturés au client et la facture sera donc établie pour le nombre de participants réellement présents.

ARTICLE 4. ANNULATION COMPLÈTE DE L’ÉVÉNEMENT ET/OU DES CHAMBRES

Des frais d’annulation non cumulables seront facturés selon les conditions suivantes :

À compter de la signature du contrat et jusqu’à 120 jours avant la réception, les frais s’élèvent à 40 % de la valeur du contrat.

Entre 119 et 90 jours avant l’annulation de la réception, les frais représentent 60 % de la valeur du contrat. Entre 89 et 30 jours avant la réception, les frais sont de 80 % de la valeur du contrat.

Entre 29 jours avant la réception et le jour même, les frais s’élèvent à 100 % de la valeur du contrat. Le contrat pour les chambres et la conférence est indivisible. Une annulation complète de la partie chambres entraînera l’annulation complète de la partie conférence à moins qu’il n’en soit convenu autrement.

Si l’annulation a lieu en dehors de ces délais de préavis ou si elle dépasse ces limites, les pénalités s’élèvent à 100 % du tarif de la chambre prévu par le contrat pour la durée du séjour.

Pour toute réservation effectuée à l’occasion d’un congrès ou d’un événement se déroulant dans la ville, The Hotel se réserve le droit d’adapter le montant de l’acompte et les conditions générales d’annulation.

Bloc de chambres par réservations individuelles

· 3.1 The Hotel enverra au client un lien pour la réservation en ligne au tarif préférentiel prévu par le contrat.

· 3.2 Chaque participant se charge de la réservation de sa propre chambre et en sera garant ; il sera responsable en cas d’annulation, de défaillance ou de départ précipité.

· 3.3 Toute annulation non signifiée par écrit au moins 5 jours ouvrables avant la date d’arrivée ne sera pas prise en compte et le séjour sera entièrement facturé. Nous facturerons 100 % du séjour pour toute défaillance.

· 3.4 Toute chambre attribuée non réservée sera libérée par The Hotel selon les conditions suivantes :
50 % des chambres attribuées non réservées 2 mois avant l’événement,

100 % des chambres attribuées non réservées 1 mois avant l’événement ; à moins qu’il n’en ait été convenu autrement au préalable dans le contrat.

· 3.5 Le contrat pour les chambres et pour la conférence est indivisible. Une annulation complète de la partie chambres entraînera l’annulation complète de la partie conférence à moins qu’il n’en soit convenu autrement.

ARTICLE 5. DÉPENSES SUPPLÉMENTAIRES

. 5.1 Si un événement dure plus longtemps ou si un groupe séjourne plus longtemps que la durée convenue, The Hotel se réserve le droit de facturer les dépenses supplémentaires.

. 5.2 Tous les repas, boissons et autres prestations non inclus dans le contrat de réservation seront facturés par The Hotel au client à moins que The Hotel ne soit informé par écrit que ces frais doivent être supportés individuellement. Cependant, quand aucune information n’est donnée concernant de tels arrangements, la différence de prix sera entièrement facturée à la personne qui a signé le contrat.

. 5.3 The Hotel se réserve le droit d’ajuster ses prix conformément aux indicateurs économiques, aux variations du taux de TVA ou de l’impôt indirect et aux variations de tout taux d’imposition et de pourcentage de prestations sans en informer le client au préalable.

ARTICLE 6. RESPONSABILITÉ

6.1 L’événement doit se dérouler de façon disciplinée et civilisée. Les groupes doivent également se comporter de façon disciplinée et civilisée. Par conséquent, les clients seront tenus responsables de tout dommage ou désagrément causé directement ou indirectement par l’événement/le groupe, que ce soit dans le hall où se déroule l’événement ou dans toute autre partie de The Hotel.

. 6.2 The Hotel ne peut être tenu responsable du non-déroulement ou du déroulement partiel d’un événement dû à un cas de force majeure ou aux actions d’un tiers (grève, incendie, vol, etc.).

. 6.3 The Hotel se réserve le droit, sans avertissement préalable ou remboursement des dommages, d’annuler tout contrat qui enfreindrait les critères habituels de moralité ou de bonne conduite, l’ordre public et/ou l’usage normal de l’espace mis à la disposition du client.

. 6.4 Le client s’engage à contracter la couverture nécessaire auprès de son assurance relativement à sa réservation et/ou à l’événement et à produire une attestation d’assurance avant l’événement.

. 6.5 Le client a la responsabilité de demander à The Hotel de fermer à clé les salles de réunion. The Hotel n’assume en aucun cas la responsabilité du matériel de réunion ou de tout autre élément laissé sans surveillance dans l’hôtel.

ARTICLE 7. ORGANISATION

. 7.1 Le client ne peut en aucun cas apporter des boissons provenant de l’extérieur dans l’hôtel afin de les servir aux participants. Au cas où le client amènerait tout de même de telles boissons dans l’hôtel, The Hotel sera en droit de lui réclamer un droit de bouchon.

. 7.2 Toute décoration, installation technique et/ou adaptation des halls et/ou de tout autre espace public sont soumises à l’autorisation écrite préalable de la direction de The Hotel.

. 7.3 Le client aura en tout temps la possibilité de proposer un accompagnement musical à la direction de The Hotel.

. 7.4 À la fin de chaque événement, le client doit assurer l’enlèvement de tout son équipement (personnel ou de location) des locaux de The Hotel. Au cas où ce ne serait pas fait, The Hotel facturera les frais dudit enlèvement au client.

ARTICLE 8. PUBLICITÉ

Il est interdit d’utiliser le logo de The Hotel, son nom ou toute autre forme de publicité ou référence au nom « The Hotel » ou de prendre ou de publier des photos en lien avec The Hotel sans autorisation préalable de la direction de The Hotel.

NUMÉRO D’ENTREPRISE : BE0889.633.520

Afin d’obtenir la version anglaise et la version néerlandaise des présentes conditions, veuillez nous contacter à l’adresse e-mail suivante : book@thehotel.be

ARTICLE 3. NUMBER OF PERSONS TO BE INVOICED

The Client must inform the Hotel in writing of the exact number of participants; the modifications may be made as from signature of the contract up to at a max of 5 workdays prior to the date of event and in any event shall not exceed more than in total 10% of the initial number of participants.In case the number of participants or bedrooms increases, the invoice will be made in accordance to the latest confirmed number of participants or bedrooms. All confirmed other revenue will be charged in full.For bedrooms we allow a 5% deviation on the latest confirmed number of bedrooms per night.Residential Meetings: The accommodation contract and the banquet contract are indissociable. Any change reducing the banqueting revenue contracted by more than 20% will ipso facto entail the invalidation of the agreed bed room rates and the application of international corporate rates.The The Hotel guarantees from its side the provision of 10% more covers than reported in the final number of guests for a group of up to 100 persons and 5% extra for a group of 100 upwards. These ‘extra’ places will of course be charged to the client and consequently the actual number of guests present will be invoiced.

ARTICLE 4. FULL CANCELLATION OF THE EVENT AND/OR BEDROOMS

Cancellation fees will be sustained according to the following and are not cumulative:

·From signature of the contract up to 120 days in advance of the function cancellation is 40% of the contracted value.

Between 119 days and up to 90 days in advance of the function cancellation is 60% of the contracted value.Between 89 days and up to 30 days in advance of the function cancellation is 80% of the contracted value.

Between 29 days and up to 0 days in advance of the function cancellation is 100% of the contracted value.The rooms and conference contract is indivisible. A full cancellation of the rooms part will result in a full cancellation of the conference part unless otherwise agreed.

·For cancellations outside these notice periods, or in excess of these limitations, the penalty is 100% of the contracted room rate for the duration of the stay.

.for any booking during congress periods and for citywide events the Hotel reserves the right to adapt its deposit and cancellation terms & conditions

Room block based on individual call in

· 3.1 The hotel will provide the client with a web link for online bookings at the preferential contracted rate

· 3.2 Each individual guest will be responsible to reserve and guarantee its own bedroom and will be liable in case of cancellations, no show or early departure.

· 3.3 Any cancellation that is not communicated in written within 5 working days before the arrival date will not be taken into account and 100% of the stay will be charged. We will charge 100% of the stay for any no show.

· 3.4 The unused allotment will be released by the hotel as follows:
50% release of non-reserved bedrooms 2 months prior to event,

100% release of non-reserved bedrooms 1 month prior to the event. ( Unless otherwise agreed earlier in the contract)

· 3.5 The rooms and conference contract is indivisible. A full cancellation of the rooms part will result in a full cancellation of the conference part unless otherwise agreed.

ARTICLE 5. EXTRA COSTS

. 5.1 In cases where an event lasts longer or a group stays longer than the agreed time period, the The Hotel reserves the right to invoice for the extra costs.

. 5.2 All meals, beverages, or other services not included in the booking agreement will be charged by the hotel to the client unless the hotel is informed in writing that the these charges must be borne individually. However where no information is provided regarding these arrangements, all price differences will be charged to the person who signed the agreement.

. 5.3 The The Hotel reserves the right to adjust prices in the line with economic indicators, changed VAT rates or excise rates and variations in all tax rates and service percentages without previously notifying the client.

ARTICLE 6. LIABILITY

6.1 The event must be run in an orderly and civilised manner; the groups as well must behave orderly and in civilised manner; the client will accordingly be held responsible for all damage or inconvenience caused directly or indirectly by the event/the group, either in the hall where the event takes place or at any other location in the The Hotel.

. 6.2 The The Hotel cannot be held liable for the non- occurrence or only partial occurrence of an event due to ‘force majeure’ or the actions of third parties (strike, fire, robberies, etc.)

. 6.3 The The Hotel reserves the right without prior notification or reimbursement for damages, to cancel any contract which violates the usual standards of morality or proper conduct, the public order and/or the normal use of the space made available to the client.

. 6.4 The client undertakes to arrange the necessary insurance cover in connection with his reservation and/or event and present a certificate of insurance prior to the event.

. 6.5 It is the responsibility of the client to ask the hotel to lock the meeting rooms. The hotel cannot accept any responsibility for meeting materials or any other items left unattended in the hotel.

ARTICLE 7. ORGANISATION

. 7.1 Under no circumstances whatsoever may the client bring drinks into the hotel from the outside which are to be served to his guests. Should the client nevertheless bring such drinks into the hotel, the The Hotel is entitled to charge the client corkage fees.

. 7.2 All decorations, technical installations and/or adaptations of halls and/or other public spaces may only be undertaken subject to prior written permission from the hotel management.

. 7.3 The client shall always have the option of submitting his musical accompaniment to the hotel management.

. 7.4 At the end of each event the client must ensure that all his equipment (his own property or hired equipment) is removed from the hotel premises. Where this does not occur, the hotel will invoice the client with the costs of such removal.

ARTICLE 8. ADVERTISING

Use of the hotel logo, the hotel name, or any other form of publicity or reference to the name ‘The Hotel’ or the taking or publicizing of photographs relating to the hotel is forbidden without prior permission from the hotel management.

COMPANY NUMBER: BE0889.633.520

In order to obtain the French and Dutch Version of these conditions, please contact us through: book@thehotel.be

Plus D'Infos Fermer

Date d'arrivée

Date de départ

ok
21 April
24 April
Guests ok
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
  • 6
1