vers le haut

Découvrez les mentions légales

Conditions générales

This contract is personal to the client with whom it is made, and is therefore not in any part or form transferable.

Plus D'Infos Fermer
Réserver

1. PRIVACY POLICY

Introduction

Chez The Hotel Brussels nous prenons vos données personnelles très au sérieux. Nous veillons à ce que le traitement de vos informations personnelles s’effectue dans le respect de votre vie privée. C’est la raison pour laquelle nous mettons tout en œuvre pour que le traitement de vos données personnelles ait lieu dans le respect du Règlement général sur la protection des données (« RGPD ») et toute autre législation en vigueur. La présente politique de confidentialité (« la Politique ») s’applique aux données personnelles de nos visiteurs, clients et fournisseurs, ainsi que de toute autre personne figurant dans nos systèmes informatiques (systèmes de réservation), site Web, applications, programmes de fidélité ou équivalents, voire les données personnelles transmises par les agences de voyages, les sites de réservation ou autres.

Qui est le responsable du traitement ?

The Hotel Brussels

Boulevard de Waterloo 38

1000 Brussels

VAT: BE 0889.633.520
+32 (0) 2 504 11 11
book@thehotel.be

Méthode de collecte des données personnelles

Selon la situation, nous collectons des données émanant de vous ou d’autres sources. 

Données envoyées par vous

Si vous nous contactez à propos d’une réservation ou si vous réservez une chambre dans notre hôtel, si vous avez des exigences particulières concernant votre visite ou utilisez un réseau social que nous vous avons communiqué, nous collecterons et traiterons les données que vous nous envoyez (il peut notamment s’agir de catégories particulières de données personnelles, comme des informations relatives aux allergies). 

Données provenant d’autres sources

Si quelqu’un effectue une réservation pour vous, nous traitons ces données personnelles vous concernant.

Parfois, nous recevons des données personnelles de tiers (donc d’autres sociétés de notre groupe) et avec lesquelles nous travaillons ou qui nous fournissent des produits ou services.

Par ailleurs, dans les limites autorisées par la loi, nous (ou un tiers) pouvons dans certaines circonstances utiliser des outils de suivi (comme des cookies) pour collecter des données vous concernant. Vous trouverez plus d'informations sur l'utilisation des cookies sur notre site Web dans la politique des cookies.

Dans certains cas, nous traitons les données personnelles vous concernant et qui proviennent de sources publiques.

Lors de la réception de vos données personnelles de tiers, nous vous fournirons des informations conformément au RGPD.

Différentes activités de traitement

Informations relatives aux clients

Type de données personnelles

Coordonnées (par exemple votre nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et adresse), données démographiques (âge, sexe, âge et langue), données sur le séjour (notamment certaines catégories spéciales de données personnelles, dont les informations relatives aux allergies), une copie des détails de votre passeport ou carte d'identité (tels que votre nom et adresse, votre lieu de naissance et votre date de naissance, votre numéro d'identification national, le numéro de votre passeport ou carte d'identité, votre nationalité), informations de paiement (telles que numéro de carte de crédit), informations commerciales, informations relatives à vos réservations (précédentes) (par exemple, visites passées, date d'arrivée, date de départ), informations (par exemple commentaires sur nos hôtels et services) que vous nous soumettez.

Base de traitement légale

Votre autorisation (dans les cas où nous vous l’avons demandée et que vous nous avez accordée) de traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat pour lequel vous êtes partie contractuelle, ou afin de prendre les mesures nécessaires à votre accès au contrat (par exemple en cas de réservation) ou une obligation légale (par exemple une obligation légale pour les fournisseurs d'hébergement d'enregistrer des clients hôteliers)  Nous pouvons également traiter des données en fonction de nos intérêts légitimes (par exemple, la numérisation des documents d’identité lors de l’enregistrement afin de faciliter le processus d’enregistrement et d’éviter les files d’attente aux bureaux d’accueil et les erreurs d’enregistrement de données personnelles). En cas de traitement fondé sur des intérêts légitimes, nous établirons un équilibre entre nos intérêts légitimes et vos droits et intérêts.

Objet

Fournir les services et les produits que vous avez demandés (par exemple dans le cadre d’une réservation) et pour remplir nos obligations légales (par exemple pour enregistrer les clients de l'hôtel).

Informations relatives aux personnes de contact

Type de données personnelles

Coordonnées telles que le nom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone.

Base de traitement légale

Nous traitons vos données personnelles en fonction de nos intérêts légitimes. En cas de traitement fondé sur des intérêts légitimes, nous établirons un équilibre entre nos intérêts légitimes et vos droits et intérêts.

Objet

Nous traitons les données personnelles en vue de gérer la relation de fournisseur, pour répondre aux diverses questions, pour la facturation et le marketing (le cas échéant) ou pour communiquer de toute autre manière avec votre entreprise et vous.

Réseaux sociaux

Type de données personnelles

Les données personnelles que vous nous transmettez sur les réseaux sociaux (par ex. : nom, adresse e-mail et numéro de téléphone).

Base de traitement légale

Votre autorisation (dans les cas où nous vous l’avons demandée et que vous nous avez accordée) de traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat pour lequel vous êtes partie contractuelle, ou afin de prendre les mesures nécessaires à votre accès au contrat (par exemple en cas de réservation). Nous pouvons également traiter des données en fonction de nos intérêts légitimes (par exemple, la numérisation des documents d’identité lors de l’enregistrement afin de faciliter le processus d’enregistrement et d’éviter les files d’attente aux bureaux d’accueil et les erreurs d’enregistrement de données personnelles). En cas de traitement fondé sur des intérêts légitimes, nous établirons un équilibre entre nos intérêts légitimes et vos droits et intérêts.

Objet

Vous fournir les services et les produits que vous souhaitez, gérer et commercialiser nos services et produits, et communiquer avec vous.

E-mail :

Type de données personnelles

Nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et toute autre donnée personnelle que vous nous transmettez par e-mail. 

Base de traitement légale

Votre autorisation (dans les cas où nous vous l’avons demandée et que vous nous avez accordée) de traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat pour lequel vous êtes partie contractuelle, ou afin de prendre les mesures nécessaires à votre accès au contrat (par exemple en cas de réservation) ou pour des intérêts légitimes.

Objet

Vous fournir les services et les produits que vous souhaitez, gérer et commercialiser nos services et produits, et communiquer avec vous.

Données personnelles relatives aux enfants

À notre connaissance, nous ne sommes pas en contact ni ne collectons de données personnelles d’enfants de moins de 18 ans sans l’autorisation préalable d’un parent ou tuteur. Si vous pensez que nous avons malencontreusement obtenu de telles données, veuillez nous contacter afin que nous puissions obtenir l’accord parental ou supprimer les données dans les plus brefs délais.

Marketing direct

L'Hôtel a un intérêt légitime à envoyer des informations marketing à ses clients concernant des produits et services similaires (par exemple, des invitations à des événements, des promotions et des offres spéciales, ...). Si vous ne souhaitez pas recevoir nos communications, vous pouvez exprimer votre préférence au moment où nous recueillons vos informations (par exemple, sur le formulaire que vous remplissez lors de l'enregistrement). Si vous n'êtes pas un invité ou client, nous pouvons utiliser vos données personnelles pour vous envoyer des informations marketing concernant des produits et services similaires (par exemple, des invitations à des événements, des promotions et des offres spéciales, etc.) si vous nous en avez donné l'autorisation.

Si vous avez consenti à recevoir des communications liées au marketing, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. De plus, si nous traitons vos données à des fins de marketing, vous avez le droit de vous opposer à tout moment. (voir ci-dessous votre opportunités et droits en relation avec cela). Vous pouvez vous opposer, par exemple, en utilisant les liens de désabonnement de la communication concernée.

Profilage

Afin de vous offrir un service de qualité chaque fois que vous visitez notre hôtel, nous pouvons conserver un profil sur vous, qui peut inclure des informations sur vos séjours précédents (par exemple, à quelle fréquence vous visitez notre hôtel la dernière fois que vous avez visité notre hôtel). ainsi que des informations financières sur vos séjours passés).
Le traitement de vos données personnelles est basé sur notre intérêt légitime à fournir un service client sur mesure.

Vidéosurveillance

Certains de nos hôtels utilisent une vidéosurveillance. La vidéosurveillance vise à être particulièrement sensible au respect de votre vie privée. Il est dès lors important que la vidéosurveillance ait lieu conformément à la législation en vigueur.

Si vous souhaitez plus d'informations, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées ci-dessous..

Différents types de systèmes

Selon les circonstances, nous pouvons être amenés à traiter les données personnelles dans les types de systèmes suivants notamment, voire en relation avec ceux-ci.

Système de gestion des biens, système d’exploitation des biens, systèmes d’inscription du personnel, système de productivité, système téléphonique, système comptable, système de pointage, système de gestion des revenus, système du centre de recettes, système de communication, système des salaires, système relatif aux cartes de crédit, infrastructure TV et IT (Internet, etc.) et système de vidéosurveillance.

Qui sont les destinataires ou catégories de destinataires qui recevront les données personnelles ?

Pour mieux vous servir, nous pourrions être amenés à communiquer vos données personnelles et anonymes à d’autres entreprises (dont les sociétés et les hôtels appartenant au même groupe que nous), dont les fournisseurs, les sous-traitants et les sociétés avec lesquelles nous collaborons. L’utilisation qu’elles feront de ces données est soumise aux restrictions stipulées ici et aux accords exigeant le respect de leur confidentialité. Nos fournisseurs assurent qu’ils prendront les mesures nécessaires pour protéger les données dont ils disposent en notre nom. Toutefois, la sécurité des données ne peut être garantie.

En outre, nous pouvons partager les données avec des tiers responsables du traitement des données et qui nous fournissent des services (par ex. : sociétés exploitant nos hôtels ou qui nous assistent dans le cadre des activités de marketing) et avec d’autres sociétés du groupe (par ex. : pour faciliter les réservations). Le cas échéant, nous communiquons certaines informations avec les autorités compétentes. (par exemple dans le contexte de notre obligation d’enregistrer les clients)

Nous pouvons aussi être amenés à communiquer des données identifiables (comme le nom, l’adresse, l’adresse e-mail ou le numéro de téléphone) à des partenaires de confiance afin qu’ils puissent vous offrir certains services ou vous envoyer des publicités pertinentes.

Des sociétés d’analyse peuvent accéder à des données anonymes (comme votre adresse IP ou l’identifiant de votre appareil) afin de nous aider à comprendre l’utilisation de nos services. Dans ce cas, vos données ne seront utilisées que pour notre compte. Elles ne les transmettent en aucun cas hormis sous forme agrégée. Aucune donnée propre à un utilisateur individuel n’est partagée.

Des transferts auront-ils lieu vers des pays tiers ?

En règle générale, nous ne transférons aucune donnée personnelle à un pays tiers (c'est-à-dire un pays hors UE / EEE). Toutefois, en cas de transfert, nous veillerons à ce que la Commission prenne une décision concernant les garanties adéquates ou à ce que le transfert et le traitement soient légaux de toute autre manière conformément au RGPD (par exemple en concluant des clauses contractuelles types adoptées par la Commission) ).

Quelle est la durée d’enregistrement des données ? 

Nous n’enregistrerons pas les données plus longtemps que nécessaire, selon l’objet du traitement pertinent. Les données peuvent être conservées plus longtemps en cas de plaintes ou de litiges. Nos responsables veilleront à ce que les mesures visant à la suppression des données personnelles soient respectées. Sachez toutefois que certaines lois exigent la conservation de certaines données pendant une certaine période. (par exemple, nous sommes tenus de conserver les données concernant les clients de l'hôtel pendant une période minimale de 7 ans après leur séjour).

Quels sont mes droits en tant que personne concernée ?

À The Hotel, nous respectons vos droits.

Afin d'exercer vos droits en vertu du RGPD, vous devez envoyer votre demande, y compris une copie d'un document prouvant votre identité au responsable du traitement (veuillez consulter les coordonnées ci-dessous). Nous ne pouvons pas traiter votre demande sans une preuve de votre identité.

Vous trouverez ci-dessous une description détaillée de vos droits en tant que personne concernée.

  1. A.      Extraits des dossiers

Vous avez le droit d'obtenir des informations sur les données personnelles vous concernant que nous traitons (communément appelées des extraits de systèmes de classement). Si vous souhaitez exercer ce droit, envoyez-nous une demande pour un extrait des systèmes de classement. Dans un délai d'un mois à compter de la demande, l'extrait sera envoyé à votre adresse e-mail, qui est enregistrée dans nos systèmes, ou à votre adresse de registre public national. Nous vous informerons en cas de retard.

  1. B.       Droit de correction

En tant que personne concernée, vous avez le droit de demander la correction des données personnelles incorrectes vous concernant. En d’autres termes, vous, en tant que personne concernée, devez fournir les données manquantes, notamment par le biais d’une déclaration supplémentaire. Ces compléments font référence aux données personnelles manquantes et pertinentes pour l’objet du traitement des données.

  1. C.       Droit à l’effacement

Vous pouvez nous contacter pour demander la suppression de vos données personnelles. Les données personnelles doivent être effacées dans les cas suivants :

-         lorsque les données ne sont plus nécessaires à l’objet justifiant leur collecte à l’origine.

-         lorsque le traitement repose sur votre consentement et si vous y avez renoncé (et s’il n’existe aucune autre base légale justifiant le traitement).

-         lorsque le traitement a lieu à des fins de marketing direct et si vous, en tant que personne concernée, vous opposez au traitement des données.

-         Lorsque vous, en tant que personne concernée, vous opposez au traitement qui a lieu après pondération des intérêts et s’il n’existe aucun motif prévalant sur vos propres intérêts.

-         si les données personnelles ont été traitées illégalement.

-         si la suppression est nécessaire afin de respecter une obligation légale.

-         si les données personnelles concernent un enfant et ont été collectées suite à la création d’un profil par l’enfant sur un réseau social.

Nous nous réservons le droit de refuser la suppression dans certains cas, notamment lorsque la loi nous l’impose.

  1. D.      Droit de limiter le traitement

Dans certains cas, vous avez le droit de demander une restriction du traitement de vos données personnelles. Une telle restriction implique le marquage de ces données, ce qui garantira que les données ne seront traitées qu'à certaines fins dans le futur.

  1. E.       Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit de recevoir les données personnelles vous concernant que vous nous avez fournies vous-même, dans un format structuré, communément utilisé et lisible par machine et de transférer ces données à un autre contrôleur. Ce droit s'applique au traitement automatisé lorsque le traitement des données personnelles est basé sur votre consentement ou sur un accord avec vous.

  1. F.       Droit d’opposition

Vous êtes à tout moment en droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles si un tel traitement repose sur des intérêts légitimes. Si vos données personnelles sont traitées à des fins de marketing direct, vous pouvez vous y opposer à tout moment. Vous pouvez également vous opposer au profilage dans la mesure où cela est lié à ce marketing direct.
En général, l’exercice de ces droits est gratuit.

Avons-nous demandé votre autorisation ? Vous pouvez renoncer à tout moment !

Dans certains cas, nous vous demandons votre consentement afin de vous fournir certains services et de traiter vos données personnelles. Suite à votre consentement, nous ne traiterons vos données personnelles qu'à des fins liées à un tel service, produit ou similaire.
Dans les cas suivants, entre autres, nous pouvons demander votre consentement:
- Activités de marketing;
- En ce qui concerne le traitement des données relatives aux enfants (où nous obtiendrons le consentement d’un parent);
- Si nous traitons des catégories particulières de données personnelles (telles que les allergies).
Lorsque le traitement de vos données personnelles est basé sur le consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Cela n'affecte pas la légalité du traitement effectué sur la base de votre consentement avant son retrait. Si vous souhaitez retirer votre consentement, veuillez vous reporter au même service, site Web ou autre site que vous avez accepté ou contactez-nous en utilisant les coordonnées ci-dessous.

Vous avez toujours le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de surveillance belge, la Gegevensbeschermingsautoriteit.

Vous pouvez contacter le Gegevensbeschermingsautoriteit au +32 (0) 2 274 48 00 ou contact@apd-gba.be ou en vous rendant sur sa page Web https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
Cependant, en cas de questions ou d’objets, nous vous prions de nous contacter au préalable pour nous permettre de résoudre le problème.

Mesures de sécurité

Nous avons mis en œuvre les mesures techniques et organisationnelles adéquates pour garantir un niveau de sécurité adéquat face aux risques liés au traitement (dont les étapes raisonnables pour protéger vos données identifiables face à un accès ou une divulgation non autorisés). Nous chiffrons les transferts des données sur les pages sur lesquelles vous envoyez des données de paiement. Toutefois, aucune méthode de sécurité ou de chiffrement n’offre de réelle garantie quant à la protection des données contre les hackers ou l’erreur humaine. Faites toujours preuve de prudence lorsque vous utilisez Internet.

Clauses diverses

Vous ne devez pas obligatoirement nous fournir d’informations ou de données personnelles vous concernant. Toutefois, dans certains cas, nous ne pourrons pas vous fournir nos services ou nos produits si nous ne sommes pas autorisés à traiter vos données personnelles.

Coordonnées

Si vous avez des questions ou des doutes quant à notre politique de protection de la vie privée ou le traitement de vos données personnelles, contactez-nous à l’adresse :

The Hotel Brussels

Boulevard de Waterloo 38

1000 Brussels

VAT: BE 0889.633.520
+32 (0) 2 504 11 11
book@thehotel.be

Mises à jour de la politique

Cette déclaration de confidentialité a été adoptée le 14 septembre 2018. Cette politique peut être actualisée ponctuellement. Si la législation l’impose, nous vous avertirons des changements majeurs apportés à notre politique. Nous publierons toujours une version actualisée de la politique sur nos sites Web. Veuillez consulter les sites Web pour obtenir une version à jour.

Plus D'Infos Fermer

2. GENERAL TERMS & CONDITIONS

PET POLICY

Due to organizational and hygienic reasons, the acceptance of pets in our rooms is entirely up to the management on property to decide. Only dogs under 10kg are allowed at The Hotel for a supplement of 30 euros per night. Pets are not allowed in our restaurant or bar.

ARTICLE 1

With the exception of special written provisions drawn up by an authorised person, the present terms and conditions of sales apply to all the services provided by The Hotel and to all contracts which have been agreed or are to be executed. These terms and conditions are clearly displayed in the premises and are to be found printed on the reverse side of all published documents. They are, thus, deemed to have been sufficiently brought to the notice of clients, contracting parties and third parties.

ARTICLE 2

The rates which have been confirmed in offers remain valid for a period of 3 months. Beyond the deadline, they may be modified in line with economic conditions. The rates which apply are those in force on the day the service is provided.

ARTICLE 3

The hotel manager shall not be held liable for any damage which may arise following an event which he is unable to foresee (force majeure), in spite of all the necessary precautions, in view of the circumstances and consequences. Nor shall he be held liable for damage caused by mistake, even partial mistake, by the client. Articles 1952 to
1954 quater of the Civil Code apply with regard to safe-keeping.

ARTICLE 4

The client must behave in accordance with accepted standards and the hotel’s house rules in which he is staying. Any serious or repeated violation of the hotel’s house rules entitles The Hotel to put an end at the contract without prior notification. The client and the contracting party are jointly and severally liable towards The Hotel for any damage caused to persons, hotel property, fittings and equipment and those areas to which the general public has access.

ARTICLE 5

Clients agree to inform the hotel of any change in the use of the rented premises and not to invite any person whose behaviour, reputation or respectability may in any way prejudice the hotel’s property or moral reputation, with the latter reserving the right to intervene if
necessary. In the event of non-compliance with this obligation, The Hotel shall be entitled to cancel the event without compensation.

ARTICLE 6

In order to confirm a guest room a security deposit, and a valid government-issue photo ID will be required upon check-in. The security deposit will cover the total accommodation as well as any incidental charges (such as telephone and restaurant costs) that may be incurred during your stay. Major credit cards are acceptable to establish the deposit. Your credit card will be authorized immediately, and the amount will be blocked on your credit card. Alternatively the deposit can also be paid via a debit card or in cash. In case no incidental charges where incurred The Hotel will release the remaining amount of the authorization if the deposit was paid via credit card. In case the security deposit was established with a debit card or cash The Hotel will refund in cash (in € currency).

ARTICLE 7

The client shall only be sent invoices which exceed € 500,00 and then only with written approval beforehand of the hotel. Nonetheless The Hotel reserves the right to demand prior payment of the bill or corresponding bills. All recapitulative bills or invoices are payable in cash without discount. Such bills or invoices rightfully entitle The Hotel to charge interest in arrears of 1% per month, without formal notification until full and final payment thereof. In addition, from the time the first formal notification for late payment is sent out, a lump-sum amount equal to 15% of the bill or the invoice with a minimum of € 150,00 may rights be demanded. Any late payment of a single bill or invoice entitles the hotel or any other of The Hotel establishments to suspend all instructions, all bookings and all services and all sales or delivery, of whatsoever nature.

Payment. All invoices shall be settled by the Client’s customers upon departure, unless otherwise agreed in the attached contract.

ARTICLE 8

In the event of force majeure or unforeseeable event beyond one’s control, (such as and not limited to: acts of God, war, government authority, terrorism, disaster, strikes, civil disorder, curtailment of transportation or transportation facilities or any other emergency or event beyond control) the hotel is discharged from its obligations, without this giving rise to compensation. However, the hotel agrees to inform the other party via all possible mean so to limit all possible damage.

ARTICLE 9

All complaints must be made in writing by registered post within 7 calendar days after the event. Any complaint received after this period will not be taken into consideration.In the case of disputes or legal proceedings only the courts of Brussels shall have jurisdiction and the laws of Belgium shall be applied in all such disputes.

ARTICLE 10:

Please note that the hotel is fully non-smoking. It is thus not allowed to smoke cigerattes, vaping or electronic cigerattes or shisha. In case guests do smoke in the hotel, a fine of €150 for deep cleaning will be charged.

Plus D'Infos Fermer

3. PARTICULAR TERMS & CONDITIONS FOR MEETINGS, EVENTS AND GROUPS

ARTICLE 1. CONFIRMATION & PAYMENTS

A reservation is only regarded as final after receipt of the detailed confirmation order signed ‘FOR APPROVAL’. The hotel will confirm it, by sending a contract demanding an advance payment.

A reservation is only regarded as final after receipt of the signed contract ‘FOR APPROVAL’ and receipt of the 45% (forty five percent) of the total estimated costs as an advance payment. Reservations for which the advance payment is not paid within the stipulated period will be cancelled. An additional payment of 55% (fifty five per cent) will be demanded 30 days before the arrival date of the group.

ARTICLE 2. ROOM BOOKINGS

Rooming List. The final rooming list will be submitted to the Hotel in writing at least 14 days prior to the arrival. A detailed list of names, arrival and departure dates and times must be clearly indicated. Further all rooming list reservations are guaranteed for no show and late cancellation by the Client.Individual Call-In. In case a Client’s customer is responsible for its individual room reservation, all unused room allotment will be released at the agreed date. However, the Client may keep the unused allotment if he guarantees the payment for any unconsumed room nights.Modifications. At all times, the client shall inform the Hotel in writing of any changes regarding arrival details, e.g. arrival and departure dates, guest name changes. No verbal agreement shall be accepted.No shows & Unexpected departures. The Client shall be liable for any unoccupied room at the agreed contract rate.

ARTICLE 3. NUMBER OF PERSONS TO BE INVOICED

The Client must inform the Hotel in writing of the exact number of participants; the modifications may be made as from signature of the contract up to at a max of 5 workdays prior to the date of event and in any event shall not exceed more than in total 10% of the initial number of participants.In case the number of participants or bedrooms increases, the invoice will be made in accordance to the latest confirmed number of participants or bedrooms. All confirmed other revenue will be charged in full.For bedrooms we allow a 5% deviation on the latest confirmed number of bedrooms per night.Residential Meetings: The accommodation contract and the banquet contract are indissociable. Any change reducing the banqueting revenue contracted by more than 20% will ipso facto entail the invalidation of the agreed bed room rates and the application of international corporate rates.The The Hotel guarantees from its side the provision of 10% more covers than reported in the final number of guests for a group of up to 100 persons and 5% extra for a group of 100 upwards. These ‘extra’ places will of course be charged to the client and consequently the actual number of guests present will be invoiced.

ARTICLE 4. FULL CANCELLATION OF THE EVENT AND/OR BEDROOMS

Cancellation fees will be sustained according to the following and are not cumulative:

·From signature of the contract up to 120 days in advance of the function cancellation is 40% of the contracted value.

Between 119 days and up to 90 days in advance of the function cancellation is 60% of the contracted value.Between 89 days and up to 30 days in advance of the function cancellation is 80% of the contracted value.

Between 29 days and up to 0 days in advance of the function cancellation is 100% of the contracted value.The rooms and conference contract is indivisible. A full cancellation of the rooms part will result in a full cancellation of the conference part unless otherwise agreed.

·For cancellations outside these notice periods, or in excess of these limitations, the penalty is 100% of the contracted room rate for the duration of the stay.

.for any booking during congress periods and for citywide events the Hotel reserves the right to adapt its deposit and cancellation terms & conditions

Room block based on individual call in

· 3.1 The hotel will provide the client with a web link for online bookings at the preferential contracted rate

· 3.2 Each individual guest will be responsible to reserve and guarantee its own bedroom and will be liable in case of cancellations, no show or early departure.

· 3.3 Any cancellation that is not communicated in written within 5 working days before the arrival date will not be taken into account and 100% of the stay will be charged. We will charge 100% of the stay for any no show.

· 3.4 The unused allotment will be released by the hotel as follows:
50% release of non-reserved bedrooms 2 months prior to event,

100% release of non-reserved bedrooms 1 month prior to the event. ( Unless otherwise agreed earlier in the contract)

· 3.5 The rooms and conference contract is indivisible. A full cancellation of the rooms part will result in a full cancellation of the conference part unless otherwise agreed.

ARTICLE 5. EXTRA COSTS

. 5.1 In cases where an event lasts longer or a group stays longer than the agreed time period, the The Hotel reserves the right to invoice for the extra costs.

. 5.2 All meals, beverages, or other services not included in the booking agreement will be charged by the hotel to the client unless the hotel is informed in writing that the these charges must be borne individually. However where no information is provided regarding these arrangements, all price differences will be charged to the person who signed the agreement.

. 5.3 The The Hotel reserves the right to adjust prices in the line with economic indicators, changed VAT rates or excise rates and variations in all tax rates and service percentages without previously notifying the client.

ARTICLE 6. LIABILITY

6.1 The event must be run in an orderly and civilised manner; the groups as well must behave orderly and in civilised manner; the client will accordingly be held responsible for all damage or inconvenience caused directly or indirectly by the event/the group, either in the hall where the event takes place or at any other location in the The Hotel.

. 6.2 The The Hotel cannot be held liable for the non- occurrence or only partial occurrence of an event due to ‘force majeure’ or the actions of third parties (strike, fire, robberies, etc.)

. 6.3 The The Hotel reserves the right without prior notification or reimbursement for damages, to cancel any contract which violates the usual standards of morality or proper conduct, the public order and/or the normal use of the space made available to the client.

. 6.4 The client undertakes to arrange the necessary insurance cover in connection with his reservation and/or event and present a certificate of insurance prior to the event.

. 6.5 It is the responsibility of the client to ask the hotel to lock the meeting rooms. The hotel cannot accept any responsibility for meeting materials or any other items left unattended in the hotel.

ARTICLE 7. ORGANISATION

. 7.1 Under no circumstances whatsoever may the client bring drinks into the hotel from the outside which are to be served to his guests. Should the client nevertheless bring such drinks into the hotel, the The Hotel is entitled to charge the client corkage fees.

. 7.2 All decorations, technical installations and/or adaptations of halls and/or other public spaces may only be undertaken subject to prior written permission from the hotel management.

. 7.3 The client shall always have the option of submitting his musical accompaniment to the hotel management.

. 7.4 At the end of each event the client must ensure that all his equipment (his own property or hired equipment) is removed from the hotel premises. Where this does not occur, the hotel will invoice the client with the costs of such removal.

ARTICLE 8. ADVERTISING

Use of the hotel logo, the hotel name, or any other form of publicity or reference to the name ‘The Hotel’ or the taking or publicizing of photographs relating to the hotel is forbidden without prior permission from the hotel management.

COMPANY NUMBER: BE0889.633.520

ARTICLE 3. NUMBER OF PERSONS TO BE INVOICED

The Client must inform the Hotel in writing of the exact number of participants; the modifications may be made as from signature of the contract up to at a max of 5 workdays prior to the date of event and in any event shall not exceed more than in total 10% of the initial number of participants.In case the number of participants or bedrooms increases, the invoice will be made in accordance to the latest confirmed number of participants or bedrooms. All confirmed other revenue will be charged in full.For bedrooms we allow a 5% deviation on the latest confirmed number of bedrooms per night.Residential Meetings: The accommodation contract and the banquet contract are indissociable. Any change reducing the banqueting revenue contracted by more than 20% will ipso facto entail the invalidation of the agreed bed room rates and the application of international corporate rates.The The Hotel guarantees from its side the provision of 10% more covers than reported in the final number of guests for a group of up to 100 persons and 5% extra for a group of 100 upwards. These ‘extra’ places will of course be charged to the client and consequently the actual number of guests present will be invoiced.

ARTICLE 4. FULL CANCELLATION OF THE EVENT AND/OR BEDROOMS

Cancellation fees will be sustained according to the following and are not cumulative:

·From signature of the contract up to 120 days in advance of the function cancellation is 40% of the contracted value.

Between 119 days and up to 90 days in advance of the function cancellation is 60% of the contracted value.Between 89 days and up to 30 days in advance of the function cancellation is 80% of the contracted value.

Between 29 days and up to 0 days in advance of the function cancellation is 100% of the contracted value.The rooms and conference contract is indivisible. A full cancellation of the rooms part will result in a full cancellation of the conference part unless otherwise agreed.

·For cancellations outside these notice periods, or in excess of these limitations, the penalty is 100% of the contracted room rate for the duration of the stay.

.for any booking during congress periods and for citywide events the Hotel reserves the right to adapt its deposit and cancellation terms & conditions

Room block based on individual call in

· 3.1 The hotel will provide the client with a web link for online bookings at the preferential contracted rate

· 3.2 Each individual guest will be responsible to reserve and guarantee its own bedroom and will be liable in case of cancellations, no show or early departure.

· 3.3 Any cancellation that is not communicated in written within 5 working days before the arrival date will not be taken into account and 100% of the stay will be charged. We will charge 100% of the stay for any no show.

· 3.4 The unused allotment will be released by the hotel as follows:
50% release of non-reserved bedrooms 2 months prior to event,

100% release of non-reserved bedrooms 1 month prior to the event. ( Unless otherwise agreed earlier in the contract)

· 3.5 The rooms and conference contract is indivisible. A full cancellation of the rooms part will result in a full cancellation of the conference part unless otherwise agreed.

ARTICLE 5. EXTRA COSTS

. 5.1 In cases where an event lasts longer or a group stays longer than the agreed time period, the The Hotel reserves the right to invoice for the extra costs.

. 5.2 All meals, beverages, or other services not included in the booking agreement will be charged by the hotel to the client unless the hotel is informed in writing that the these charges must be borne individually. However where no information is provided regarding these arrangements, all price differences will be charged to the person who signed the agreement.

. 5.3 The The Hotel reserves the right to adjust prices in the line with economic indicators, changed VAT rates or excise rates and variations in all tax rates and service percentages without previously notifying the client.

ARTICLE 6. LIABILITY

6.1 The event must be run in an orderly and civilised manner; the groups as well must behave orderly and in civilised manner; the client will accordingly be held responsible for all damage or inconvenience caused directly or indirectly by the event/the group, either in the hall where the event takes place or at any other location in the The Hotel.

. 6.2 The The Hotel cannot be held liable for the non- occurrence or only partial occurrence of an event due to ‘force majeure’ or the actions of third parties (strike, fire, robberies, etc.)

. 6.3 The The Hotel reserves the right without prior notification or reimbursement for damages, to cancel any contract which violates the usual standards of morality or proper conduct, the public order and/or the normal use of the space made available to the client.

. 6.4 The client undertakes to arrange the necessary insurance cover in connection with his reservation and/or event and present a certificate of insurance prior to the event.

. 6.5 It is the responsibility of the client to ask the hotel to lock the meeting rooms. The hotel cannot accept any responsibility for meeting materials or any other items left unattended in the hotel.

ARTICLE 7. ORGANISATION

. 7.1 Under no circumstances whatsoever may the client bring drinks into the hotel from the outside which are to be served to his guests. Should the client nevertheless bring such drinks into the hotel, the The Hotel is entitled to charge the client corkage fees.

. 7.2 All decorations, technical installations and/or adaptations of halls and/or other public spaces may only be undertaken subject to prior written permission from the hotel management.

. 7.3 The client shall always have the option of submitting his musical accompaniment to the hotel management.

. 7.4 At the end of each event the client must ensure that all his equipment (his own property or hired equipment) is removed from the hotel premises. Where this does not occur, the hotel will invoice the client with the costs of such removal.

ARTICLE 8. ADVERTISING

Use of the hotel logo, the hotel name, or any other form of publicity or reference to the name ‘The Hotel’ or the taking or publicizing of photographs relating to the hotel is forbidden without prior permission from the hotel management.

COMPANY NUMBER: BE0889.633.520

In order to obtain the French and Dutch Version of these conditions, please contact us through: book@thehotel.be

Plus D'Infos Fermer

Date d'arrivée

Date de départ

ok
21 April
24 April
Guests ok
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
  • 6
1