Naar boven

General Terms Conditions and Notice Agreement

Conditions & Privacy Policy.

This contract is personal to the client with whom it is made, and is therefore not in any part or form transferable.

Meer weten Sluiten
Boek Nu

PRIVACYVERKLARING

Inleiding

Wij bij The Hotel hechten veel belang aan uw persoonsgegevens. Het is voor ons van het grootste belang dat elke verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt met inachtneming van de privacy van het individu. Om die reden doen wij onze uiterste best om ervoor te zorgen dat elke verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de “AVG”) en andere toepasselijke wetgeving. Deze privacyverklaring (de “Verklaring”) is van toepassing op persoonsgegevens van gasten, klanten en leveranciers en alle andere spersonen die geregistreerd kunnen zijn via onze IT-systemen (zoals reserveringssystemen), website, apps of die we ontvangen via dergelijke reisagentschappen, boekingssites en dergelijke.

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

The Hotel (Elba Leasehold BVBA)

Boulevard de Waterloo 38

1000 Brussels

VAT: BE 0889.633.520

Hoe wij persoonsgegevens verzamelen

Afhankelijk van de situatie verzamelen wij informatie rechtstreeks van u of via andere bronnen. 

Van u

Wanneer u ons contacteert in verband met een reservering of om een hotelreservering te maken, als u speciale verzoeken hebt in verband met uw bezoek of als u gebruikmaakt van de sociale media die wij aanbieden, verzamelen en verwerken wij de informatie die u ons meedeelt. Deze informatie kan persoonsgegevens, zoals informatie over allergieën, bevatten.

Van andere bronnen

Wanneer iemand een reservering maakt voor u, verwerken wij die persoonsgegevens over u.

Soms ontvangen wij ook persoonsgegevens van derde partijen (waaronder andere ondernemingen van onze groep) waarmee wij zaken doen of die leveranciers zijn van ons.

Daarnaast kunnen wij of een derde partij, voor zover de wet het toestaat, in bepaalde omstandigheden gebruikmaken van trackinginstrumenten (zoals cookies) om informatie te verzamelen over u. Meer informatie over het gebruik van cookies op onze website is te vinden in het Cookie Policy.

In bepaalde omstandigheden verwerken wij persoonsgegevens over u die afkomstig zijn van openbare bronnen, zoals sociale media. Dit is bv. het geval wanneer u een review over ons hotel plaatst op een website.

Wanneer wij van andere bronnen persoonsgegevens over u ontvangen, zullen wij u hierover informeren in overeenstemming met de AVG. 

Verschillende types van verwerkingsactiviteiten

Informatie over gasten

Type van persoonsgegevens

  • Contactinformatie (bijvoorbeeld uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres)
  • demografische informatie (zoals leeftijd, geslacht en taal)
  • verblijfsinformatie die gevoelige persoonsgegevens kan bevatten, zoals informatie over allergieën
  • een kopie van de gegevens van uw paspoort of identiteitskaart (die uw naam en adres, uw geboorteplaats en geboortedatum en uw nationale identificatienummer, het nummer van uw paspoort of identiteitskaart en uw nationaliteit kan bevatten)
  • betalingsinformatie (zoals creditcardnummer)
  • bedrijfsinformatie
  • informatie over uw (vorige) reserveringen (bijvoorbeeld bezoeken in het verleden, datum van aankomst, datum van vertrek)
  • informatie (bijvoorbeeld feedback over onze hotels en diensten) die u ons gestuurd heeft (bijvoorbeeld door deel te nemen aan een tevredenheidsonderzoek).

Wettelijke basis voor de verwerking

De verwerking is gebaseerd op :

  • uw toestemming (wanneer wij die hebben gevraagd en u die hebt gegeven),
  • de uitvoering van een overeenkomst waabij u partij bent of de maatregelen op uw verzoek om een overeenkomst te kunnen sluiten (bijvoorbeeld in het kader van een reservering),
  • een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld de wettelijke verplichting voor hotelaanbieders om hotelgasten te registreren),
  • We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang. We hebben bijvoorbeeld een gerechtvaardigd belang om identiteitsdocumenten te scannen bij check-in. Dit laat ons toe om het check-in proces te vergemakkelijken en om wachtrijen bij de receptiebalies en fouten in de registratie van persoonsgegevens te voorkomen. We hebben eveneens een gerechtvaardigd belang om onze gasten over hun verblijf te bevragen zodat wij onze diensten steeds kunnen verbeteren. Wanneer we uw persoonsgegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang zorgen we er voor dat er een evenwicht is tussen onze belangen en uw rechten en vrijheden.

Doeleinde

Om u de diensten en producten te bieden die u hebt gevraagd (bijvoorbeeld in samenhang met een reservering), om onze diensten te evalueren en te verbeteren en om onze wettelijke verplichtingen na te komen (bijvoorbeeld om hotelgasten te registreren).

Informatie over contactpersonen

Type van persoonsgegevens

Contactdetails zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer.

Wettelijke basis voor de verwerking

We verwerken uw persoonsgegevens op basis van onze contractuele relatie of op basis van ons gerechtvaardigd belang. Wanneer we uw persoonsgegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang zorgen we er voor dat er een evenwicht is tussen onze belangen en uw rechten en vrijheden.

Doeleinde

Wij verwerken persoonsgegevens voor het beheer van de leveranciersrelatie, voor contacten in uiteenlopende aangelegenheden, facturatie en marketing (indien van toepassing) of om op andere manieren met u en uw onderneming te communiceren.

Sociale media

Type van persoonsgegevens

De persoonsgegevens die u ons doorstuurt via sociale mediaplatformen (bijv. naam, e-mailadres en telefoonnummer).

Wettelijke basis voor de verwerking

Toestemming (wanneer wij die hebben gevraagd en u dat hebt aanvaard) of dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u een partij bent. 

We kunnen ook gegevens verwerken op basis van onze gerechtvaardigde belangen. Bij verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, zorgen we voor een evenwicht tussen onze legitieme belangen en uw rechten en vrijheden.

Doeleinde

Om u de diensten en producten te leveren die u wenst, en om onze diensten en producten te commercialiseren en om met u te communiceren.

E-mail

Type van persoonsgegevens

Naam, e-mailadres, telefoonnummer en alle andere persoonsgegevens die u ons doorstuurt via e-mail. 

Wettelijke basis voor de verwerking

Toestemming (wanneer wij die hebben gevraagd en u die hebt gegeven) of dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarin u een partij bent of om stappen te ondernemen op uw verzoek om een overeenkomst aan te gaan (bijvoorbeeld in samenhang met een reservering) of op grond van ons gerechtvaardigd belang. Bij verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, zorgen we voor een evenwicht tussen onze gerechtvaardigde belangen en uw rechten en vrijheden.

We kunnen ook gegevens verwerken op basis van onze legitieme belangen (bijvoorbeeld het scannen van identificatiedocumenten bij het inchecken om het check-in proces te vergemakkelijken en om wachtrijen bij de receptiebalies en fouten in de registratie van persoonlijke gegevens te voorkomen). Bij verwerking op basis van legitiem belang, zullen we een balans vinden tussen onze legitieme belangen en uw rechten en belangen.

Doeleinde

Om u de diensten en producten te leveren die u wenst, en om onze diensten en producten te commercialiseren en om met u te communiceren.

Persoonsgegevens van kinderen

Voor zover wij weten, hebben wij geen contact met kinderen jonger dan 18 jaar, noch verzamelen wij persoonsgegevens van hen zonder relevante toestemming van een ouder of voogd. Indien u meent dat wij per ongeluk dergelijke informatie hebben verzameld, kunt u contact met ons opnemen, zodat wij onmiddellijk ouderlijke toestemming kunnen vragen of de informatie kunnen verwijderen.

Direct marketing

Type van persoonsgegevens

Naam en e-mailadres

Wettelijke basis voor verwerking

The Hotel heeft een gerechtvaardigd belang bij het verzenden van marketinginformatie aan haar klanten met betrekking tot gelijkaardige producten en diensten (bijvoorbeeld uitnodigingen voor evenementen, promoties en speciale aanbiedingen, ...). Als u onze berichten niet wenst te ontvangen, kunt u uw voorkeur kenbaar maken op het moment dat wij uw informatie verzamelen (bijvoorbeeld op het formulier dat u bij het inchecken invult). Als u geen gast of klant bent, kunnen we uw persoonsgegevens gebruiken om u marketinginformatie te sturen over soortgelijke producten en diensten (bijvoorbeeld uitnodigingen voor evenementen, promoties en speciale aanbiedingen, ...) indien u ons uw toestemming hebt gegeven om dit te doen.

Als u toestemming hebt gegeven om marketing te ontvangen, kunt u uw toestemming op elk gewenst moment intrekken. Als we uw gegevens voor marketingdoeleinden verwerken, hebt u bovendien het recht om op elk moment bezwaar te maken (zie hieronder voor meer informatie over uw mogelijkheden en rechten in verband hiermee). U kunt bijvoorbeeld bezwaar maken door de afmeldingslinks in de relevante communicatie te gebruiken.

Doeleinde

We gebruiken uw gegevens om u op de hoogte te houden van onze diensten, evenementen en promoties.

Camerabewaking

The Hotel maakt gebruik van camerabewaking. Camerabewaking wordt beschouwd als bijzonder gevoelig vanuit privacyoogpunt en het is van groot belang dat elke camerabewaking plaatsvindt in overeenstemming met de relevante wetgeving. 

De camerabeelden worden verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang om ons hotel en onze gasten te beveiligen en te beschermen. Het betreden van een plaats waar een pictogram aangeeft dat er camerabewaking plaatsvindt, wordt beschouwd als voorafgaande toestemming onder de Belgische camerawetgeving.

De camerabeelden worden verwerkt in overeenstemming met de camerawetgeving. The Hotel heeft de camerabewaking aangeduid door middel van een pictogram, ze heeft de camera’s aangegeven bij de bevoegde overheid en ze heeft informatie opgenomen in een specifiek register.

Als u meer informatie wenst, neem dan contact met ons op via de onderstaande contactgegevens.

Profiling

Om u, elke keer dat u ons hotel bezoekt, van een premium service te voorzien, kunnen we een profiel over u bijhouden, die informatie kan bevatten over uw eerdere verblijven (zoals hoe vaak u ons hotel bezoekt, wanneer u ons hotel de laatste keer bezocht hebt evenals financiële informatie over uw vroegere verblijven). De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om klantenservice op maat te kunnen aanbieden.

Jobs

Type van persoonsgegevens

De gegevens die u ons meedeelt, zoals uw naam, telefoonnummer, e-mailadres, cv, en uw motivatie. In een aantal gevallen ontvangt The Hotel ook gegevens van derde partijen, zoals sociale netwerken via de welke u solliciteert, bv. LinkedIn, selectie- en wervingsbureaus, die bv. tests uitvoeren in het kader van de sollicitatie, uw eerdere werkgever, maar enkel als u ons daartoe de toestemming heeft gegeven.

Wettelijke basis van persoonsgegevens

Afhankelijk van het individuele geval, is de verwerking van uw persoonsgegevens voor wervings- en selectiedoeleinden gebaseerd op:

  • uw toestemming, bv. om uw voormalige werkgever te contacteren of om uw gegevens te delen;
  • uw verzoek om stappen te ondernemen voorafgaand aan het aangaan van een overeenkomst, bijvoorbeeld als u ons uw (spontane) sollicitatie verzendt; of
  • op basis van ons gerechtvaardigd belang, waaronder het identificeren, screenen en evalueren van sollicitanten voor een potentiële werkgelegenheid en het bijhouden van een wervingsreserve.

Na afloop van de wervings- en selectieprocedure bewaart The Hotel uw gegevens in haar wervingsreserve voor toekomstige vacatures. In de communicatie waarin wij u de beslissing over uw vacature meedelen, bieden wij u de mogelijkheid om u daartegen te verzetten.

Doeleinde

The Hotel verzamelt en gebruikt uw persoonsgegevens uitsluitend voor wervings- en selectiedoeleinden zoals hierboven uiteengezet.

Verschillende soorten systemen

Afhankelijk van de omstandigheden kunnen wij persoonsgegevens verwerken in, of in samenhang met, onder andere, de volgende types van systemen:

Property Management-systeem, Property Operation-systeem, systeem voor personeelsregistratie, productiviteitssysteem, telefoniesysteem, boekhoudkundig systeem, kloksysteem, Yield Management-systeem, inkomstencentrumsysteem, communicatiesysteem, loonsysteem, kredietkaartsysteem, sleutelkaartsysteem, tv- en IT-infrastructuur (internet enz.) en videobewakingssysteem.

Wie zijn de ontvangers of de categorieën van ontvangers die de persoonsgegevens krijgen?

Om u te dienen kunnen wij uw persoonsgegevens en anonieme gegevens delen met

  • andere ondernemingen (waaronder ondernemingen binnen de Pandox groep), zoals dienstverleners, contractspartijen en ondernemingen waarmee wij samenwerken. Hun gebruik van informatie is beperkt tot deze doeleinden en onderwerpen aan overeenkomsten waardoor ze gebonden zijn aan vertrouwelijkheid. Onze dienstverleners verzekeren ons dat alle redelijke maatregelen worden getroffen om de gegevens die zij namens ons bijhouden, te beschermen, ook al kunnen geen garanties worden geboden rond gegevensbeveiliging.
  • derde partijen, die als gegevensverwerkers diensten verlenen aan ons (bijv. marketing dienstverleners of IT-dienstverleners).
  • andere ondernemingen van de Pandox-groep (bijv. om reserveringen te vergemakkelijken).
  • advocaten of adviseurs van Pandox-groep.
  • relevante autoriteiten (bijvoorbeeld in het kader van onze verplichting om gasten te registreren).
  • vertrouwde partners om u relevante reclameaanbiedingen of diensten aan te bieden.[A1] 
  • analyseondernemingen kunnen toegang krijgen tot anonieme gegevens om ons te helpen begrijpen hoe onze diensten worden gebruikt. Zij gebruiken deze gegevens uitsluitend namens ons. Zij delen ze niet, tenzij in geaggregeerde vorm; er worden geen gegevens van individuele gebruikers gedeeld.

mogelijke latere verkrijgers van de onderneming: bij plannen dat een derde partij het geheel of een deel van ons bedrijf zou overnemen, kan uw informatie worden overgedragen aan de overnemer.

Worden gegevens overgedragen aan derde landen?

In principe geven we geen persoonsgegevens door aan een derde land (dat wil zeggen een land buiten de EU / EER). Het is evenwel mogelijk dat dienstverleners die voor The Hotel werken uw persoonsgegevens buiten de EER verwerken. Wanneer dat gebeurt zorgt The Hotel ervoor dat de dienstverlener een contract met The Hotel sluit en dat er passende waarborgen zijn (bv. door het sluiten van de standaardbepalingen van de Europese Commissie tussen de partijen die gegevens buiten de EER verwerken - artikel 46 AVG) of dat er een ander passend rechtsinstrument voorhanden is. Als u hierover vragen heeft of indien u een kopie wenst van de documenten kan u een gedateerd en ondertekend verzoek sturen naar The Hotel t.a.v. de data protection officer (zie de contactgegevens hieronder)..

Hoe lang blijven de persoonsgegevens bewaard? 

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is, rekening houdend met het doeleinde van de relevante verwerking. Gegevens kunnen langer worden bewaard in geval van klachten of dreigende of lopende geschillen. Onze managers zullen verzekeren dat procedures voor de verwijdering van persoonsgegevens worden gevolgd. Gelieve te noteren dat sommige wetten vereisen dat bepaalde types van informatie gedurende een welbepaalde langere periode moeten blijven bewaard. We zijn bijvoorbeeld verplicht om gegevens over hotelgasten te bewaren gedurende een periode van minimaal 7 jaar na hun verblijf. Camerabeelden houden we in principe één maand bij.

Welke rechten hebt u als betrokkene?

Bij The Hotel respecteren wij uw rechten.

U hebt het recht op toegang tot uw gegevens, om uw persoonsgegevens te laten corrigeren, in bepaalde gevallen om bezwaar te maken tegen de verwerking en om te vragen dat uw persoonsgegevens worden gewist, dat de verwerking ervan wordt beperkt (een markering dat de verwerking van de persoonsgegevens moet worden beperkt tot een bepaald doel) en dat de gegevens op een IT-drager aan u moet worden overgedragen (overdraagbaarheid van de gegevens).

Hou er echter rekening mee dat sommige gegevens noodzakelijk zijn om bepaalde verplichtingen te kunnen uitvoeren, zoals betalingsinformatie, en daarom mogelijk niet worden beperkt of gewist.

U hebt ook het recht om uw toestemming in te trekken als de verwerking op toestemming is gebaseerd. Waar dit het geval is, zal dit worden vermeld als de rechtsgrondslag in de relevante secties hierboven.

Om uw rechten onder de AVG uit te oefenen, moet u uw verzoek inclusief een kopie van een document dat uw identiteit bewijst, naar The Hotel sturen (zie de contactgegevens hieronder). We kunnen uw verzoek niet verwerken zonder een bewijs van uw identiteit.

Onderaan vindt u een meer gedetailleerde beschrijving van uw rechten als betrokkene. Noteer dat er voor de uitoefening van sommige rechten uitzonderingen of voorwaarden bestaan.

  1. A.      Het recht op inzage 

U hebt het recht om inzage te verkrijgen over de persoonsgegevens die wij verwerken. Als u van dit recht gebruik wilt maken, stuurt u ons een verzoek zoals hieronder wordt beschreven.

  1. B.       Het recht op correctie

Als betrokkene hebt u het recht om te vragen dat wij onjuiste persoonsgegevens over u corrigeren. Dit betekent ook dat u als betrokkene het recht hebt om onvolledige persoonsgegevens aan te vullen, onder meer door een aanvullende verklaring te bezorgen. Dergelijke aanvulling houdt verband met persoonsgegevens die ontbreken en die relevant zijn, rekening houdend met het doel van de gegevensverwerking.

  1. C.       Het recht op verwijdering

U hebt het recht om contact met ons op te nemen en te vragen dat uw persoonsgegevens worden verwijderd. In de volgende gevallen moeten de persoonsgegevens worden verwijderd:

-       wanneer de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze waren verzameld.

-       wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming en u die toestemming herroept (en er geen wettelijke basis is voor de verwerking).

-       wanneer de verwerking plaatsvindt voor direct marketing en u als betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking van de gegevens.

-       wanneer u als betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking die plaatsvindt op grond van gerechtvaardigd belang en er geen gerechtvaardigde reden is die zwaarder weegt dan uw belang.

-       wanneer de persoonsgegevens onwettig werden verwerkt.

-       wanneer verwijdering vereist is om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

-       wanneer de persoonsgegevens verband houden met kinderen en werden verzameld tijdens het aanmaken van een profiel op een sociaal netwerk door het kind.

  1. D.      Het recht om verwerking te beperken

In bepaalde gevallen hebt u het recht om te vragen dat wij de verwerking van uw persoonsgegevens beperken. Een beperking houdt in dat de gegevens worden gemarkeerd zodat deze in de toekomst alleen voor bepaalde beperkte doeleinden worden verwerkt. Het recht op beperking is van toepassing wanneer u van mening bent dat uw gegevens onjuist zijn en een aanpassing vergen. In deze gevallen kunt u een beperking van de verwerking aanvragen gedurende de periode waarin we de juistheid van de gegevens onderzoeken.

  1. E.       Het recht op overdraagbaarheid van de gegevens

In bepaalde gevallen hebt u het recht om persoonsgegevens over u als betrokkene te ontvangen en die u ons hebt verstrekt en het recht om deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Dit recht is van toepassing op geautomatiseerde verwerkingen die gebaseerd zijn op uw toestemming of op een contractuele relatie met u. Dit recht is alleen van toepassing op gegevens die u zelf hebt verstrekt.

  1. F.       Het recht om bezwaar te maken

 U hebt het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens als het gaat om persoonsgegevens die worden verwerkt op basis van een gerechtvaardigd belang. In dat geval kunnen we de persoonsgegevens niet langer verwerken tenzij we een dwingende, legitieme reden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder weegt dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene of tenzij de verwerking verband houdt met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Wanneer de persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketing, hebt u als betrokkene het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, inclusief profilering voor zover dit verband houdt met die direct marketing.

Hebben wij uw toestemming gevraagd? Dan kunt u uw toestemming steeds herroepen!

In bepaalde gevallen vragen wij uw toestemming om u bepaalde diensten te verlenen en uw persoonsgegevens te verwerken. Nadat wij uw toestemming hebben gekregen, verwerken wij uw persoonsgegevens alleen voor de doeleinden die verband houden met gelijkaardige diensten, producten of dergelijke.

In de volgende gevallen kunnen we onder meer uw toestemming vragen:
- Marketing activiteiten;
- Met betrekking tot de verwerking van kindergegevens (waar we toestemming van een ouder verkrijgen);
- Als we gevoelige persoonsgegevens verwerken (zoals allergieën).


Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op toestemming, hebt u het recht om uw toestemming op elk gewenst moment in te trekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die is uitgevoerd op basis van uw toestemming voordat u deze heeft ingetrokken. Als u uw toestemming wilt intrekken, neem dan contact met ons op via onderstaande contactgegevens.

Klachten

U hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit, de Gegevensbeschermingsautoriteit. U kan de 

gegevensbeschermingsautoriteit bereiken op contact@apd-gba.be of via haar website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Als u echter vragen of bezware heeft, verzoeken we u eerst contact met ons op te nemen om ons in staat te stellen het probleem op te lossen.

Beveiligingsmaatregelen


Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen ingevoerd om een beschermingsniveau te verzekeren dat passend is voor het risico met relevante verwerkingsactiviteit (waaronder redelijke stappen om uw persoonlijk identificeerbare informatie te beschermen tegen ongeoorloofde toegang of openbaarmaking). Wij versleutelen de gegevensoverdracht op pagina‘s waar u betalingsinformatie doorgeeft. Geen enkele veiligheids- of versleutelingsmethode kan echter garanties bieden voor de bescherming van informatie tegen hackers of menselijke fouten. Wees altijd voorzichtig als u op internet actief bent.

Varia

U bent niet verplicht om ons informatie en persoonsgegevens over u te geven. In sommige gevallen zullen wij u echter bepaalde diensten of producten niet kunnen aanbieden als wij geen toestemming krijgen om uw persoonsgegevens te verwerken.

Contactdetails

Hebt u vragen of maakt u zich zorgen over onze privacyverklaring of onze verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact met ons opnemen:

The Hotel (Elba Leasehold BVBA)

Boulevard de Waterloo 38

1000 Brussels

VAT: BE 0889.633.520
+32 (0) 2 504 11 11
book@thehotel.be

Updates van de Verklaring

Deze privacyverklaring is laatst gewijzigd op 22 januari 2019.

Wij kunnen deze verklaring van tijd tot tijd bijwerken. Wij zullen steeds een bijgewerkte versie publiceren op onze relevante websites. Gelieve daarom onze website te controleren op updates.


 [A1]Insert date.

Meer weten Sluiten

2. GENERAL TERMS & CONDITIONS

PET POLICY

Due to organizational and hygienic reasons, the acceptance of pets in our rooms is entirely up to the management on property to decide. Only dogs under 10kg are allowed at The Hotel for a supplement of 30 euros per night. Pets are not allowed in our restaurant or bar.

ARTICLE 1

With the exception of special written provisions drawn up by an authorised person, the present terms and conditions of sales apply to all the services provided by The Hotel and to all contracts which have been agreed or are to be executed. These terms and conditions are clearly displayed in the premises and are to be found printed on the reverse side of all published documents. They are, thus, deemed to have been sufficiently brought to the notice of clients, contracting parties and third parties.

ARTICLE 2

The rates which have been confirmed in offers remain valid for a period of 3 months. Beyond the deadline, they may be modified in line with economic conditions. The rates which apply are those in force on the day the service is provided.

ARTICLE 3

The hotel manager shall not be held liable for any damage which may arise following an event which he is unable to foresee (force majeure), in spite of all the necessary precautions, in view of the circumstances and consequences. Nor shall he be held liable for damage caused by mistake, even partial mistake, by the client. Articles 1952 to
1954 quater of the Civil Code apply with regard to safe-keeping.

ARTICLE 4

The client must behave in accordance with accepted standards and the hotel’s house rules in which he is staying. Any serious or repeated violation of the hotel’s house rules entitles The Hotel to put an end at the contract without prior notification. The client and the contracting party are jointly and severally liable towards The Hotel for any damage caused to persons, hotel property, fittings and equipment and those areas to which the general public has access.

ARTICLE 5

Clients agree to inform the hotel of any change in the use of the rented premises and not to invite any person whose behaviour, reputation or respectability may in any way prejudice the hotel’s property or moral reputation, with the latter reserving the right to intervene if
necessary. In the event of non-compliance with this obligation, The Hotel shall be entitled to cancel the event without compensation.

ARTICLE 6

In order to confirm a guest room a security deposit, and a valid government-issue photo ID will be required upon check-in. The security deposit will cover the total accommodation as well as any incidental charges (such as telephone and restaurant costs) that may be incurred during your stay. Major credit cards are acceptable to establish the deposit. Your credit card will be authorized immediately, and the amount will be blocked on your credit card. Alternatively the deposit can also be paid via a debit card or in cash. In case no incidental charges where incurred The Hotel will release the remaining amount of the authorization if the deposit was paid via credit card. In case the security deposit was established with a debit card or cash The Hotel will refund in cash (in € currency).

ARTICLE 7

The client shall only be sent invoices which exceed € 500,00 and then only with written approval beforehand of the hotel. Nonetheless The Hotel reserves the right to demand prior payment of the bill or corresponding bills. All recapitulative bills or invoices are payable in cash without discount. Such bills or invoices rightfully entitle The Hotel to charge interest in arrears of 1% per month, without formal notification until full and final payment thereof. In addition, from the time the first formal notification for late payment is sent out, a lump-sum amount equal to 15% of the bill or the invoice with a minimum of € 150,00 may rights be demanded. Any late payment of a single bill or invoice entitles the hotel or any other of The Hotel establishments to suspend all instructions, all bookings and all services and all sales or delivery, of whatsoever nature.

Payment. All invoices shall be settled by the Client’s customers upon departure, unless otherwise agreed in the attached contract.

ARTICLE 8

In the event of force majeure or unforeseeable event beyond one’s control, (such as and not limited to: acts of God, war, government authority, terrorism, disaster, strikes, civil disorder, curtailment of transportation or transportation facilities or any other emergency or event beyond control) the hotel is discharged from its obligations, without this giving rise to compensation. However, the hotel agrees to inform the other party via all possible mean so to limit all possible damage.

ARTICLE 9

All complaints must be made in writing by registered post within 7 calendar days after the event. Any complaint received after this period will not be taken into consideration.In the case of disputes or legal proceedings only the courts of Brussels shall have jurisdiction and the laws of Belgium shall be applied in all such disputes.

ARTICLE 10:

Please note that the hotel is fully non-smoking. It is thus not allowed to smoke cigerattes, vaping or electronic cigerattes or shisha. In case guests do smoke in the hotel, a fine of €150 for deep cleaning will be charged. Guests are kindly asked not to smoke within 10 meters of The Hotel’s entrance.

Meer weten Sluiten

3. PARTICULAR TERMS & CONDITIONS FOR MEETINGS, EVENTS AND GROUPS

ARTICLE 1. CONFIRMATION & PAYMENTS

A reservation is only regarded as final after receipt of the detailed confirmation order signed ‘FOR APPROVAL’. The hotel will confirm it, by sending a contract demanding an advance payment.

A reservation is only regarded as final after receipt of the signed contract ‘FOR APPROVAL’ and receipt of the 45% (forty five percent) of the total estimated costs as an advance payment. Reservations for which the advance payment is not paid within the stipulated period will be cancelled. An additional payment of 55% (fifty five per cent) will be demanded 30 days before the arrival date of the group.

ARTICLE 2. ROOM BOOKINGS

Rooming List. The final rooming list will be submitted to the Hotel in writing at least 14 days prior to the arrival. A detailed list of names, arrival and departure dates and times must be clearly indicated. Further all rooming list reservations are guaranteed for no show and late cancellation by the Client.Individual Call-In. In case a Client’s customer is responsible for its individual room reservation, all unused room allotment will be released at the agreed date. However, the Client may keep the unused allotment if he guarantees the payment for any unconsumed room nights.Modifications. At all times, the client shall inform the Hotel in writing of any changes regarding arrival details, e.g. arrival and departure dates, guest name changes. No verbal agreement shall be accepted.No shows & Unexpected departures. The Client shall be liable for any unoccupied room at the agreed contract rate.

ARTICLE 3. NUMBER OF PERSONS TO BE INVOICED

The Client must inform the Hotel in writing of the exact number of participants; the modifications may be made as from signature of the contract up to at a max of 5 workdays prior to the date of event and in any event shall not exceed more than in total 10% of the initial number of participants.In case the number of participants or bedrooms increases, the invoice will be made in accordance to the latest confirmed number of participants or bedrooms. All confirmed other revenue will be charged in full.For bedrooms we allow a 5% deviation on the latest confirmed number of bedrooms per night.Residential Meetings: The accommodation contract and the banquet contract are indissociable. Any change reducing the banqueting revenue contracted by more than 20% will ipso facto entail the invalidation of the agreed bed room rates and the application of international corporate rates.The The Hotel guarantees from its side the provision of 10% more covers than reported in the final number of guests for a group of up to 100 persons and 5% extra for a group of 100 upwards. These ‘extra’ places will of course be charged to the client and consequently the actual number of guests present will be invoiced.

ARTICLE 4. FULL CANCELLATION OF THE EVENT AND/OR BEDROOMS

Cancellation fees will be sustained according to the following and are not cumulative:

·From signature of the contract up to 120 days in advance of the function cancellation is 40% of the contracted value.

Between 119 days and up to 90 days in advance of the function cancellation is 60% of the contracted value.Between 89 days and up to 30 days in advance of the function cancellation is 80% of the contracted value.

Between 29 days and up to 0 days in advance of the function cancellation is 100% of the contracted value.The rooms and conference contract is indivisible. A full cancellation of the rooms part will result in a full cancellation of the conference part unless otherwise agreed.

·For cancellations outside these notice periods, or in excess of these limitations, the penalty is 100% of the contracted room rate for the duration of the stay.

.for any booking during congress periods and for citywide events the Hotel reserves the right to adapt its deposit and cancellation terms & conditions

Room block based on individual call in

· 3.1 The hotel will provide the client with a web link for online bookings at the preferential contracted rate

· 3.2 Each individual guest will be responsible to reserve and guarantee its own bedroom and will be liable in case of cancellations, no show or early departure.

· 3.3 Any cancellation that is not communicated in written within 5 working days before the arrival date will not be taken into account and 100% of the stay will be charged. We will charge 100% of the stay for any no show.

· 3.4 The unused allotment will be released by the hotel as follows:
50% release of non-reserved bedrooms 2 months prior to event,

100% release of non-reserved bedrooms 1 month prior to the event. ( Unless otherwise agreed earlier in the contract)

· 3.5 The rooms and conference contract is indivisible. A full cancellation of the rooms part will result in a full cancellation of the conference part unless otherwise agreed.

ARTICLE 5. EXTRA COSTS

. 5.1 In cases where an event lasts longer or a group stays longer than the agreed time period, the The Hotel reserves the right to invoice for the extra costs.

. 5.2 All meals, beverages, or other services not included in the booking agreement will be charged by the hotel to the client unless the hotel is informed in writing that the these charges must be borne individually. However where no information is provided regarding these arrangements, all price differences will be charged to the person who signed the agreement.

. 5.3 The The Hotel reserves the right to adjust prices in the line with economic indicators, changed VAT rates or excise rates and variations in all tax rates and service percentages without previously notifying the client.

ARTICLE 6. LIABILITY

6.1 The event must be run in an orderly and civilised manner; the groups as well must behave orderly and in civilised manner; the client will accordingly be held responsible for all damage or inconvenience caused directly or indirectly by the event/the group, either in the hall where the event takes place or at any other location in the The Hotel.

. 6.2 The The Hotel cannot be held liable for the non- occurrence or only partial occurrence of an event due to ‘force majeure’ or the actions of third parties (strike, fire, robberies, etc.)

. 6.3 The The Hotel reserves the right without prior notification or reimbursement for damages, to cancel any contract which violates the usual standards of morality or proper conduct, the public order and/or the normal use of the space made available to the client.

. 6.4 The client undertakes to arrange the necessary insurance cover in connection with his reservation and/or event and present a certificate of insurance prior to the event.

. 6.5 It is the responsibility of the client to ask the hotel to lock the meeting rooms. The hotel cannot accept any responsibility for meeting materials or any other items left unattended in the hotel.

ARTICLE 7. ORGANISATION

. 7.1 Under no circumstances whatsoever may the client bring drinks into the hotel from the outside which are to be served to his guests. Should the client nevertheless bring such drinks into the hotel, the The Hotel is entitled to charge the client corkage fees.

. 7.2 All decorations, technical installations and/or adaptations of halls and/or other public spaces may only be undertaken subject to prior written permission from the hotel management.

. 7.3 The client shall always have the option of submitting his musical accompaniment to the hotel management.

. 7.4 At the end of each event the client must ensure that all his equipment (his own property or hired equipment) is removed from the hotel premises. Where this does not occur, the hotel will invoice the client with the costs of such removal.

ARTICLE 8. ADVERTISING

Use of the hotel logo, the hotel name, or any other form of publicity or reference to the name ‘The Hotel’ or the taking or publicizing of photographs relating to the hotel is forbidden without prior permission from the hotel management.

COMPANY NUMBER: BE0889.633.520

ARTICLE 3. NUMBER OF PERSONS TO BE INVOICED

The Client must inform the Hotel in writing of the exact number of participants; the modifications may be made as from signature of the contract up to at a max of 5 workdays prior to the date of event and in any event shall not exceed more than in total 10% of the initial number of participants.In case the number of participants or bedrooms increases, the invoice will be made in accordance to the latest confirmed number of participants or bedrooms. All confirmed other revenue will be charged in full.For bedrooms we allow a 5% deviation on the latest confirmed number of bedrooms per night.Residential Meetings: The accommodation contract and the banquet contract are indissociable. Any change reducing the banqueting revenue contracted by more than 20% will ipso facto entail the invalidation of the agreed bed room rates and the application of international corporate rates.The The Hotel guarantees from its side the provision of 10% more covers than reported in the final number of guests for a group of up to 100 persons and 5% extra for a group of 100 upwards. These ‘extra’ places will of course be charged to the client and consequently the actual number of guests present will be invoiced.

ARTICLE 4. FULL CANCELLATION OF THE EVENT AND/OR BEDROOMS

Cancellation fees will be sustained according to the following and are not cumulative:

·From signature of the contract up to 120 days in advance of the function cancellation is 40% of the contracted value.

Between 119 days and up to 90 days in advance of the function cancellation is 60% of the contracted value.Between 89 days and up to 30 days in advance of the function cancellation is 80% of the contracted value.

Between 29 days and up to 0 days in advance of the function cancellation is 100% of the contracted value.The rooms and conference contract is indivisible. A full cancellation of the rooms part will result in a full cancellation of the conference part unless otherwise agreed.

·For cancellations outside these notice periods, or in excess of these limitations, the penalty is 100% of the contracted room rate for the duration of the stay.

.for any booking during congress periods and for citywide events the Hotel reserves the right to adapt its deposit and cancellation terms & conditions

Room block based on individual call in

· 3.1 The hotel will provide the client with a web link for online bookings at the preferential contracted rate

· 3.2 Each individual guest will be responsible to reserve and guarantee its own bedroom and will be liable in case of cancellations, no show or early departure.

· 3.3 Any cancellation that is not communicated in written within 5 working days before the arrival date will not be taken into account and 100% of the stay will be charged. We will charge 100% of the stay for any no show.

· 3.4 The unused allotment will be released by the hotel as follows:
50% release of non-reserved bedrooms 2 months prior to event,

100% release of non-reserved bedrooms 1 month prior to the event. ( Unless otherwise agreed earlier in the contract)

· 3.5 The rooms and conference contract is indivisible. A full cancellation of the rooms part will result in a full cancellation of the conference part unless otherwise agreed.

ARTICLE 5. EXTRA COSTS

. 5.1 In cases where an event lasts longer or a group stays longer than the agreed time period, the The Hotel reserves the right to invoice for the extra costs.

. 5.2 All meals, beverages, or other services not included in the booking agreement will be charged by the hotel to the client unless the hotel is informed in writing that the these charges must be borne individually. However where no information is provided regarding these arrangements, all price differences will be charged to the person who signed the agreement.

. 5.3 The The Hotel reserves the right to adjust prices in the line with economic indicators, changed VAT rates or excise rates and variations in all tax rates and service percentages without previously notifying the client.

ARTICLE 6. LIABILITY

6.1 The event must be run in an orderly and civilised manner; the groups as well must behave orderly and in civilised manner; the client will accordingly be held responsible for all damage or inconvenience caused directly or indirectly by the event/the group, either in the hall where the event takes place or at any other location in the The Hotel.

. 6.2 The The Hotel cannot be held liable for the non- occurrence or only partial occurrence of an event due to ‘force majeure’ or the actions of third parties (strike, fire, robberies, etc.)

. 6.3 The The Hotel reserves the right without prior notification or reimbursement for damages, to cancel any contract which violates the usual standards of morality or proper conduct, the public order and/or the normal use of the space made available to the client.

. 6.4 The client undertakes to arrange the necessary insurance cover in connection with his reservation and/or event and present a certificate of insurance prior to the event.

. 6.5 It is the responsibility of the client to ask the hotel to lock the meeting rooms. The hotel cannot accept any responsibility for meeting materials or any other items left unattended in the hotel.

ARTICLE 7. ORGANISATION

. 7.1 Under no circumstances whatsoever may the client bring drinks into the hotel from the outside which are to be served to his guests. Should the client nevertheless bring such drinks into the hotel, the The Hotel is entitled to charge the client corkage fees.

. 7.2 All decorations, technical installations and/or adaptations of halls and/or other public spaces may only be undertaken subject to prior written permission from the hotel management.

. 7.3 The client shall always have the option of submitting his musical accompaniment to the hotel management.

. 7.4 At the end of each event the client must ensure that all his equipment (his own property or hired equipment) is removed from the hotel premises. Where this does not occur, the hotel will invoice the client with the costs of such removal.

ARTICLE 8. ADVERTISING

Use of the hotel logo, the hotel name, or any other form of publicity or reference to the name ‘The Hotel’ or the taking or publicizing of photographs relating to the hotel is forbidden without prior permission from the hotel management.

COMPANY NUMBER: BE0889.633.520

In order to obtain the French and Dutch Version of these conditions, please contact us through: book@thehotel.be

Meer weten Sluiten

Aankomst

Vertrek

ok
21 April
24 April
Guests ok
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
  • 6
1